11. Article — -

Noslēguma jautājumi 1. 1., 2. un 3.pielikums ir šī Ietvarlīguma neatņemamas sastāvdaļas. 2. Jebkurš strīds, kas var rasties šī Ietvarlīguma piemērošanas rezultātā, tiek izšķirts diplomātiskā ceļā. 3. Jebkādus šī Ietvarlīguma grozījumus noformē rakstiskā veidā, Pusēm par to savstarpēji vienojoties un atbilstoši to noteiktajai kārtībai. Jebkādus grozījumus šī Ietvarlīguma 1.,2. un 3.pielikumā noformē rakstiskā veidā par to savstarpēji vienojoties šī Ietvarlīguma 9.pantā minētajām kompetentajām institūcijām. 4. Viena no Pusēm var pārtraukt šo Ietvarlīgumu jebkurā laikā, paziņojot par to rakstiskā veidā sešus mēnešus iepriekš. Tādā gadījumā šī Ietvarlīguma noteikumi turpina attiekties uz Projekta līgumiem, kas noslēgti pirms šī Ietvarlīguma pārtraukšanas. Puses risina jebkādas citas Ietvarlīguma pārtraukšanas sekas savstarpējas vienošanās ceļā. 5. Šis Ietvarlīgums stājas spēkā notifikācijas datumā, kurā abas Puses ir paziņojušas par savas apstiprināšanas procedūras pabeigšanu. Šis Ietvarlīgums aptver piecu gadu Saistību periodu un desmit gadu maksājumu periodu. Tas ir spēkā līdz brīdim, kad Latvija iesniedz noslēguma pārskatu ar šī Ietvarlīguma mērķa izpildes novērtējumu saskaņā ar šī Ietvarlīguma 8.panta 3.punktu. Saistību periods sākas saskaņā ar šī Ietvarlīguma 3.panta 1.punktu. Ja Saistību periods sākas pirms šī Ietvarlīguma stāšanās spēkā, Puses piemēro šo Ietvarlīgumu, provizoriski nosakot uzsākšanu no tā parakstīšanas datuma. Parakstīts Bernē, 2007.gada 20.decembrī divos oriģināleksemplāros angļu valodā. Latvijas Republikas valdības vārdā Šveices Konfederācijas padomes vārdā Oskars Spurdziņš Micheline Calmy-Rey Latvijas Republikas Finanšu ministrs Šveices Konfederācijas prezidente Doris Leuthard Šveices Konfederācijas ekonomikas ministre 1.pielikums: Latvijas-Šveices sadarbības programmas konceptuālā struktūra Šī Konceptuālā struktūra ir Ietvarlīguma starp Šveices Konfederācijas padomi un Latvijas valdību par Latvijas-Šveices sadarbības programmas īstenošanu neatņemama sastāvdaļa. Konceptuālā struktūra nosaka mērķus, principus, stratēģiju un prioritātes, kā arī indikatīvo finansējuma sadalījumu. 1. Mērķi Latvijas-Šveices sadarbības programma ir orientēta uz diviem mērķiem: - Veicināt ekonomisko un sociālo atšķirību samazināšanos starp Latviju un progresīvākajām paplašinātās Eiropas Savienības (ES) valstīm, un - Veicināt Latvijā ekonomisko un sociālo atšķirību samazināšanos starp dinamiskajiem pilsētu centriem un strukturāli vājiem perifērajiem reģioniem. Latvijas-Šveices sadarbības programma ietver nacionālus un transnacionālus projektus, kuri atbalsta ilgtspējīgu, ekonomiski un sociāli līdzsvarotu attīstību. Tuvojoties Šveices Finanšu palīdzības īstenošanas perioda beigām, abas Puses var kopīgi lemt par Latvijas-Šveices sadarbības programmas sasniegto rezultātu vispārējo novērtējumu. 2. Principi Latvijas-Šveices sadarbībā jāvadās pēc šādiem principiem: Caurskatāmība. Caurskatāmība un atklātība ir pamats visām sadarbības aktivitātēm, un tā ir saistoša visos līmeņos. Īpašs uzsvars uz caurskatāmību jāliek projekta atlasē, līgumu piešķiršanā un finanšu vadībā. Sociālā iekļaušana. Sadarbības aktivitātes ir vērstas uz sociāli un ekonomiski nelabvēlīgo indivīdu un grupu iekļaušanu attīstības iespējās un ieguvumos. Vienādas iespējas un tiesības. Sadarbības aktivitātes ir vērstas uz sieviešu un vīriešu iespēju palielināšanos vienlīdzīgi izmantot viņu tiesības balstoties uz dzimuma nostāju. Vides ilgtspēja. Sadarbības aktivitātes ir vērstas uz vides ilgtspējas prasību iekļaušanu. Visu ieinteresēto pušu saistības. Visas Latvijas-Šveices sadarbības programmā iesaistītās institūcijas un lēmējinstitūcijas ir apņēmušās efektīvi un racionāli ieviest Projektus, par kurām ir panākta vienošanās. Subsidiaritāte un decentralizācija. Sadarbības aktivitātes ir vērstas uz subsidiaritātes un decentralizācijas principu ievērošanu, vispirms pašvaldību un reģionāla līmeņa projektos. 3. Stratēģijas 3.1. Galvenie stratēģiskie apsvērumi Latvijas-Šveices sadarbības programma ir finansiālās palīdzības instruments, kas ir izmantojams papildus Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda finanšu palīdzībai, kā arī Eiropas Ekonomikas zonas un Norvēģijas finanšu instrumentu palīdzībai. Šveices Finanšu palīdzība papildina šīs programmas un koncentrējas galvenokārt uz tiem projektiem, kuri netiek finansēti vai tiek daļēji finansēti no citiem finanšu avotiem. Galvenajos stratēģiskajos apsvērumos tiek ietverta: a. Fokusēšanās. Saprašanās memorands starp Šveices Konfederācijas padomi un Eiropas Savienības Padomi nosaka četrus Finanšu palīdzības līdzekļu piešķiršanas virzienus: - Drošība, stabilitāte un atbalsts reformām; - Vide un infrastruktūra; - Atbalsts privātajam sektoram; un - Cilvēkresursu un sociālā attīstība. Šie līdzekļu piešķiršanas virzieni un ar tām saistītās prioritārās jomas rada plašu pamatu sadarbībai. Efektivitātes un racionalitātes apsvērumi, tāpat kā optimāli pieejamo līdzekļu sadalījuma un izmantošanas apsvērumi ir svarīgi. Tādēļ Latvijas-Šveices sadarbības programmai ir skaidrs stratēģiskais fokuss, kas tiek balstīts uz šādiem apsvērumiem: - Koncentrēšanās ne vairāk kā uz sešām prioritārajām jomām, kurās tērē procentuāli lielu Finanšu palīdzības daļu (tematiskā koncentrācija). Prioritāro jomu atlase var tikt balstīta uz vajadzībām, un tajā var tikt ņemta vērā konkrētā Šveices zinātība. - Koncentrēšanās uz salīdzinoši nelielu Projektu skaitu. b. Programmas nostādne. Programma sastāv no komponentprojektiem, ko vieno kopīga tēma vai kopīgi mērķi. Programmas nostādne ir attiecināma uz uzmanības sfērām, kuras raksturo šādas pazīmes: lielas finansiālās saistības; dažādu līmeņu sasaiste (nacionālā, reģionālā, vietējā); dalībnieku dažādība; atbalsts politikas attīstībai; nozīmīgs atbalsts kapacitātes stiprināšanai un vienota noteikumu un procedūru kopuma piemērošana. Programmas nostādne paredz lēmumu pieņemšanas par individuālajiem projektiem tiesību deleģēšanu. Programmas nostādnē ietilpst: prioritāro jomu sākotnējs novērtējums, mērķu noteikšana, vadlīnijas un budžets, programmas ieviešanas nozares uzraudzības un vērtēšanas koncepcija. Lai nodrošinātu efektivitāti un racionalitāti, minimālajai Finanšu palīdzībai konkrētā programmā jābūt ne mazākai par 4 miljoniem CHF. c. Individuāla projekta nostādne. Individuāla projekta nostādne ir attiecināma tādās prioritārajās jomās, kurās ir īstenojami patstāvīgi projekti. Lai nodrošinātu efektivitāti un racionalitāti, minimālajam Finanšu palīdzības apjomam katram individuālajam projektam individuālā projekta nostādnes ietvaros parasti jābūt ne mazākam par 1 miljonu CHF. Iespējams vienoties par augstākiem minimālajiem finansējuma apjomiem (skatīt šī Pielikuma 4.punktu). Grantu shēma var būt līdzeklis mazāku projektu īstenošanai (skatīt 3.pielikumu). d. Transnacionāli projekti. Finanšu palīdzība var tikt izmantota transnacionālu projektu finansēšanai. e. Partneri un finansējuma saņēmēji. Latvijas-Šveices sadarbības programmā var tikt iekļauti partneri un saņēmēji no valsts un privātajiem sektoriem, nodibinājumiem un biedrībām, un citām pilsoniskās sabiedrības organizācijām. f. Partnerība. Partnerība Šveices un Latvijas starpā ir Latvijas-Šveices sadarbības programmas bagātināšanas elements. Sadarbība un partnerība ir ļoti atbalstāma, it sevišķi tajās prioritārajās jomās, kurās Šveice var sniegt konkrētu pieredzi, zinātību un tehnoloģijas. g. Elastība. Elastība un iespējamība reaģēt uz iespējām paredz, ka sākotnēji konkrētām prioritāšu jomām un atsevišķām pozīcijām tiek piešķirti tikai aptuveni 90% Finanšu palīdzības. Divus gadus pēc Latvijas-Šveices sadarbības programmas sākuma tās pārskats novērtēs tematiskās prioritātes, pārdalīt finansējumu saskaņā ar vienošanos un noteiks prioritātes vēl nesadalītajai Finanšu palīdzības daļai. h. Uzskatāmība. Latvijas-Šveices sadarbības programmas redzamība Latvijas un Šveices pilsoņiem ir svarīgs aspekts, kas var tikt ņemts vērā, atlasot un ieviešot Projektus. Abas Puses apņemas proaktīvi sniegt informāciju par savu sadarbību. 3.2. Īstenošanas stratēģija a. Projektu identificēšana. Projektu identificēšana būtiski ietekmē Latvijas-Šveices sadarbības programmas kvalitāti. Latvija atbild par to Projektu identificēšanu, kuri tiks finansēti no Finanšu palīdzības. Šveice var izteikt Latvijai priekšlikumus par Projektiem. b. Projekta atlases kritēriji. Projekta atlase balstās uz skaidri noteiktu kritēriju kopumu. Vispārējo atlases kritēriju skaitā ir: - Atbilstība Latvijas-Šveices sadarbības programmas mērķiem; - Šī Pielikuma 2.sadaļā aprakstīto Latvijas-Šveices sadarbības programmas principu ievērošana; - Atbilstība šī Pielikuma 3.1. apakšsadaļā norādītajiem stratēģiskajiem apsvērumiem; - Piesaiste nacionālās attīstības plānošanai un, ja iespējams, Nacionālajam stratēģiskajam ietvardokumentam un attiecīgajai(ām) darbības programmai(ām); - Jauninājums un/vai jaunu risinājumu piedāvāšanas potenciāls, kas vēlāk var tikt izmantots lielākā mērogā (pilotprojekti); - Projekta īstenotāja kapacitāte; - Finanšu struktūras potenciāls (papildus resursu mobilizēšana); - Izpildes iespējamība noteiktajā laika periodā; un - Rezultātu ilgtspēja. Pirms Latvijas-Šveices sadarbības programmas īstenošanas sākuma var tikt noteikti specifiskie atlases kritērijus katrai prioritārajai jomai. c. Atbalsts Projekta plānošanai. Projekta sagatavošana un detalizēta Projekta plānošana ir sevišķi svarīgs Projekta īstenošanas efektivitātei un racionalitātei. Latvija var pieprasīt vai Šveice rekomendēt atbalsta sniegšanu Projekta sagatavošanai, un tā finansēšanu var veikt Projekta sagatavošanas fonda ietvaros (skatīt 3.pielikumu). Ja Projekta sagatavošanas fonda ietvaros pieejamais līdzekļu apjoms ir nepietiekams noteikta Projekta sagatavošanai, Latvija var pieprasīt nepieciešamo līdzekļu apjomu pārdalīt no attiecīgajai prioritārajai jomai iedalītā finansējuma vai vēl nepiesaistītās Finanšu palīdzības daļas uz Projekta sagatavošanas fondu. d. Īstenošanas kapacitātes palielināšana. Sekmīga Projekta īstenošana ir atkarīga no īstenošanas un uzraudzības iestāžu kapacitātes. Ja nepieciešams, Latvija var pieprasīt vai Šveice var rekomendēt kapacitātes palielināšanu, un tās finansēšanu var veikt no Finanšu palīdzības Projekta finansēšanas ietvaros. 4. Prioritārās jomas un indikatīvais finansējuma sadalījuma Latvijas-Šveices sadarbības programmai ir noteiktas šādas prioritārās jomas un indikatīvais finansējuma sadalījums: 1. Drošība, stabilitāte un atbalsts reformām Nr. Apakšprioritāte Nostādne, mērķi un attiecināmie projekti Indikatīvais finansējuma sadalījums 1. Reģionālās attīstības iniciatīvas attālos un mazattīstītos reģionos Individuālā projekta vai programmas nostādne ar šādiem mērķiem: 1. mērķis: Stiprināt struktūru un kapacitāti reģionālā un pašvaldību līmenī Attiecināmie projektu veidi: - Pašvaldību transporta sistēmas analīze pēc administratīvi-teritoriālās reformas īstenošanas un situācijas uzlabošanai veicamo aktivitāšu noteikšana. - Pašvaldību aktivitāšu īstenošana, lai nodrošinātu skolēnu transportēšanu un ar to saistītos atbalsta pasākumus. __________________________________________ 2. mērķis: Atbalstīt jaunatnes attīstību Attiecināmo projektu veidi: - Jaunatnes iniciatīvas reģionos: skolēnu apmaiņa, pasākumi jaunatnes mobilizēšanai, apmācību kursi (piemēram, datorapmācība), darba tirgus u.c. - Sociālo darbinieku apmācība atbalsta sniegšanā jauniešiem krīzes situācijās. Līdz 16 miljoniem CHF ________________ Līdz 4 miljoniem CHF 2. Tiesu varas modernizācija Individuālā projekta vai programmas nostādne ar šādu mērķi: Uzlabot tiesu sistēmas darbību un taisnīgas tiesas pieejamību. Attiecināmo projektu veidi: - Tiesu pārvaldes optimizācija, tai skaitā tiesu procesu pilnveidošana, izmaksu vadība, elektronisko līdzekļu izmantošanas nostiprināšana, tiesvedības pilnveidošana, videotulkojumu ieviešana un personāla kapacitātes celšana. - Taisnīgas tiesas pieejamības uzlabošana, tai skaitā pilsoņu informēšana (izglītošanas kampaņas, brošūras u.c.), pieejas izmaksu samazināšana un fiziskās pieejamības uzlabošana. Līdz 8 miljoniem CHF 2. Vide un infrastruktūra Nr. Apakšprioritāte Nostādne, mērķi un attiecināmie projekti Indikatīvais finansējuma sadalījums 3. Pamata infrastruktūras rehabilitācija un modernizācija Individuālā projekta vai programmas nostādne ar šādu mērķi: Uzlabot vidi, lai paaugstinātu dzīves standartus un veicinātu ekonomisko attīstību. Attiecināmo projektu veidi: Projekti vai programmas, kuru katra minimālais apjoms ir 5 miljoni CHF, šādām jomās: - Bīstamo atkritumu izgāztuvju rekultivācija; - Bīstamo atkritumu apsaimniekošana; - Vēsturiski piesārņoto vietu sanācija. Līdz 13 miljoniem CHF 3. Atbalsts privātajam sektoram Nr. Apakšprioritāte Nostādne, mērķi un attiecināmie projekti Indikatīvais finansējuma sadalījums 4. Uzlabots finansiālā sektora regulējums Individuālā projekta nostādne ar šādu mērķi: Atbalstīt Acquis Communautaire efektīvu ieviešanu un izpildi, kas vērsta uz uzņēmumu finanšu pārskatiem Attiecināmo projektu veidi: Institucionālās un regulējošās kapacitātes stiprināšana attiecībā uz uzņēmumu sektora finanšu pārskatu sagatavošanu un auditēšanu nacionālajā līmenī. Līdz 2 miljoniem CHF 4. Cilvēkresursu un sociālā attīstība Nr. Apakšprioritāte Nostādne, mērķi un attiecināmie projekti Indikatīvais finansējuma sadalījums 5. Pētniecība un attīstība Grantu shēmas nostādne ar šādu mērķi: Stiprināt zinātnisko potenciālu, palielinot izglītības pieejamību, un stiprināt izpēti ar atsevišķu veicināšanas programmu palīdzību. Attiecināmo projektu veidi: Stipendiju piešķiršana maģistrantūras un doktorantūras studijām Šveicē. līdz 2,5 miljoniem CHF 5. Īpaši asignējumi Vienība Saturs Indikatīvais finansējuma sadalījums Nevalstisko organizāciju (NVO) fonds Grantu shēmas nostādne ar šādu mērķi: Veicināt pilsoniskās sabiedrības kā nozīmīga attīstības līdzdalībnieka ieguldījumu ekonomiskajā un sociālajā saliedētībā. Attiecināmo projektu veidi: Mazo projektu grantu shēma(s), kas paredzēta(s) pilsoniskajai sabiedrībai/NVO, lai atbalstītu galvenokārt sabiedrisko pakalpojumu nodrošināšanu, kā arī organizāciju vides sakārtošanu, tādējādi ļaujot stiprināt organizāciju kapacitāti. Līdz 3,5 miljoniem CHF Projekta sagatavošanas fonds Mērķis: Atbalsts gala projektu iesniegumu sagatavošanai Līdz 0,3 miljoniem CHF Šveices programmas administrēšana Latvijas-Šveices sadarbības programmas administrēšana no Šveices puses 3 miljoni CHF Tehniskās palīdzības fonds Latvijas-Šveices sadarbības programmas administrēšana no Latvijas puses, tai skaitā sagatavošana, īstenošana, uzraudzība un novērtēšana. Līdz 0,9 miljoniem CHF Indikatīvā finansējuma sadalījuma pārskats Finansēšanas prioritārie virzieni Indikatīvai finansējuma sadalījums (miljonos CHF) 1. Drošība, stabilitāte un atbalsts reformām 28 2. Vide un infrastruktūra 13 3. Privātais sektors 2 4. Cilvēkresursu un sociālā attīstība 2.5 5. Īpaši asignējumi 7,7 6. Vēl nepiešķirtā summa 6,68 Kopā indikatīvais sadalījums 59,88 2.pielikums: Latvijas-Šveices sadarbības programmas noteikumi un procedūras 2.pielikums ir Ietvarlīguma starp Latvijas Republikas valdību un Šveices Konfederācijas Padomi par Latvijas-Šveices sadarbības programmas īstenošanu neatņemama sastāvdaļa. 2.pielikums nosaka kontroli Latvijas-Šveices sadarbības programmas līmenī, kārtību Projektu līmenī, procedūras Projekta līmenī, prasības attiecībā uz Projektu iesniegumiem, pienākumus un atbildību, un īpašus noteikumus attiecībā uz Finanšu palīdzību. Noteikumi un procedūras, kas attiecināmi uz Grantu shēmām, Projekta sagatavošanas fondu, Tehniskās palīdzības fondu un Stipendiju fonda ir noteikti 3.pielikumā. 1. Kontrole Latvijas-Šveices sadarbības programmas līmenī 1.1. Kontrole Latvijas institūcijām ir galīgā atbildība par Latvijas-Šveices sadarbības programmas uzraudzību un kontroli. Latvijas-Šveices sadarbības programmas sākumā Puses kopīgi izstrādā uzraudzības sistēmu un tās īstenošanas laikā to pēc nepieciešamības uzlabo. 1.2. Gada sanāksmes Lai nodrošinātu efektīvu Latvijas-Šveices programmas īstenošanu, Puses sasauc gada sanāksmes. Gada sanāksmju laikā Nacionālā vadošā iestāde (NVI) prezentē gada pārskatu, kas tiek izplatīts vienu mēnesi pirms sanāksmes un kurā, cita starpā, aplūkoti šādi jautājumi: - Vispārējā pieredze un sasniegtie rezultāti; - Latvijas-Šveices sadarbības programmas īstenošanā panāktais progress saistībā ar Konceptuālo struktūru; - Pārskatu sniegšana par Latvijas-Šveices sadarbības programmas stāvokli, tai skaitā: • Pārskati par apstiprinātajiem projektiem, Projektu identificēšanas/sagatavošanas progress un paredzamās Saistības; • Vispārējs finanšu pārskats par veiktajiem un paredzamajiem turpmākajiem maksājumiem un Saistībām attiecībā uz visu Latvijas-Šveices sadarbības programmu; • Projektu finansiālā audita kopsavilkums un galvenie slēdzieni saskaņā ar 3.5.apakšsadaļu; • Statistika par konkursiem, noslēgtajiem līgumiem un veiksmīgajiem konkursu dalībniekiem; • Informācija par svarīgiem jautājumiem attiecībā uz konkrētiem projektiem. - Pārskatu sniegšana par Grantu shēmām, Projekta sagatavošanas fondu, Tehniskās palīdzības fondu un Stipendiju fondu; - Priekšlikumi par līdzekļu, kuri nav piesaistīti, novirzīšanu; - Ziņošana par administratīviem īstenošanas jautājumiem; - Stratēģija un aktivitātes vispārējās sabiedrības informēšanai par Latvijas-Šveices sadarbības programmu un īstenotajiem Projektiem; - Citi apspriežami jautājumi; rekomendācijas un turpmākā rīcība; - Apskats un, ja nepieciešams, labojumi šī Ietvarlīguma pielikumos. NVI atbild par gada sanāksmju organizēšanu. Tā konsultējas ar Šveices vēstniecību par organizēšanu, saturu, darba kārtību, dalībniekiem un citiem organizatoriskiem un materiāli tehniskās apgādes jautājumiem. Starpniekinstitūcijas, Projekta īstenotāji un citas institūcijas un personas var tik uzaicinātas uz gada sanāksmēm, ja NVI vai Šveice to uzskata par lietderīgu. Puses var uzaicināt Eiropas Kopienu Komisiju piedalīties kā novērotāju. Sanāksmju protokolus sastāda NVI, un iesniedz Šveicei apstiprināšanai 15 dienu laikā pēc sanāksmes. 2. Projektu finansējuma pieprasījumu procedūras Finansējuma pieprasījums ir pakļauts divu līmeņu izskatīšanai, kas ļauj nodrošināt lēmuma pieņemšanu pēc iespējas ātrākā laika posmā. Pirmajā līmenī tiek iesniegts Projekta izklāsts un galvenajos vilcienos tiek pieņemts lēmums. Ja pirmais pieprasījuma izskatīšanas līmenis ir sekmīgs, uzsāk izskatīšanu otrajā līmenī. Otrajā līmenī Gala Projekta iesniegums tiek iesniegts novērtēšanai un Šveice pieņem gala lēmumu. 2.1. Pirmais līmenis: Projekta izklāsta iesniegšanas un apstiprināšanas procedūra Nr. Pasākumi Aktivitātes un īpašie noteikumi Organizācijas 1. Projekta identificēšanas ierosināšana Ierosināšana, pamatojoties uz: - Valdības sagatavotiem prioritāro Projektu sarakstiem; - NVI priekšlikumu; - Starpniekinstitūcijas / Projekta īstenotāja priekšlikumu; - Iesniegumu konkursu galvenokārt attiecībā uz gantu shēmām; - Šveices priekšlikumu; - Starptautiskas organizācijas priekšlikumu. Atbildīga: NVI Iesaistītas: Starpniekinstitūcija, Projekta īstenotājs, Latvijas partneri, Šveices varas institūcijas 2. Projekta izklāsta izstrādāšana Projekta izklāsta sagatavošana, pamatojoties uz prasībām par Projektu izklāstiem (skat. 2.2). Tas var iekļaut finanšu palīdzības pieprasījumu Galīgā Projekta iesnieguma sagatavošanai, Projekta sagatavošanas fonda ietvaros. Atbildīgas: Starpniekinstitūcijas, Projekta īstenotājs 3. Projekta izklāsta iepriekšēja caurskatīšana Iespējamas neoficiālas konsultācijas ar Šveices vēstniecību. Atbildīga: NVI 4. Caurskatīšana Projekta izklāsta izskatīšana, pamatojoties uz Konceptuālo struktūru, 1. Pielikumā norādītajiem Projektu atlases kritērijiem un prasībām attiecībā uz Projektu izklāstiem (skat. 2.2). Atbildīga: NVI Iesaistītas: Vadības komiteja, Starpniekinstitūcijas (ja attiecināms) 5. Projekta izklāsta iesniegšana Akceptēšanas gadījumā - Projekta izklāsta kopā ar pavadvēstuli, kas satur atlases procesa aprakstu iesniegšana Šveices vēstniecībai. Šveices vēstniecība veic formālu pārbaudi un iesniedz Projekta izklāstu kopā ar NVI pavadvēstuli Šveicei. Atbildīga: NVI Atbildīga: Šveices vēstniecība 6. Galīgais lēmums par Projekta izklāstu Galīgais lēmums par Projekta izklāstu (tai skaitā, ja nepieciešams, lēmums par finansējuma pieprasījumu Projekta sagatavošanai). Ja Šveice Projekta izklāstu akceptē - Galīgā Projekta iesnieguma izstrādes pieprasījums (prasības norādītas 2.4. apakšsadaļā). Šveice var iesniegt komentārus, kas jāizskata Galīgā Projekta iesnieguma izstrādes procesā. Atbildība: Šveices Attīstības un sadarbības aģentūra (SDC) vai Ekonomisko lietu valsts sekretariāts (SECO) 2.2. Projektu izklāstu sagatavošanas prasības Projekta izklāstā (apmēram 5 lapas) iekļauj visu nepieciešamo informāciju, kas ļauj veikt iesniegtā Projekta vispārējo novērtēšanu. Pozīcija Saturs Vispārēja informācija Projekta nosaukums, plānotais projekta ilgums, prioritārā joma, atrašanās vieta/reģions Pieteikuma iesniedzējs Vārds un kontaktinformācija; attiecīgā iepriekšējā pieredze, ja tāda ir; projekta partneri; saikne ar Šveici, ja tāda ir (zinātība, tehnoloģija, partneri vai jebkāda cita sadarbība ar Šveici) Nozīme Ieguldījums ekonomisko un sociālo atšķirību samazināšanā valsts ietvaros un starp valsti un progresīvākām ES dalībvalstīm (ietekme); atbilstība valsts/reģiona un izvēlētās jomas attīstības stratēģijām; intervences stratēģija Projekta saturs Mērķu (rezultātu), prognozējamo rezultātu (atdeves) un aktivitāšu (komponentu) apraksts; saņēmēji; mērķa grupa; riski un iespējas un projekta ilgtspēja Projekta organizācija Organizatoriskā diagramma, pienākumi u.c. Budžets Attiecināmās izmaksas/neattiecināmās izmaksas, pašu finanšu ieguldījums, granta apjoms, līdzfinansējums, ES finansējums un jebkādi citi finansēšanas avoti, izmaksu efektivitātes aspekti salīdzinājumā ar alternatīvām Horizontālie jautājumi Projekta vides, sociālie un ekonomiskie aspekti, dzimumu līdztiesība Projekta gatavības pakāpe Projekta statuss: ir izstrādes procesā vai pilnībā sagatavots un iespējamais finanšu palīdzības pieprasījums gala Projekta iesnieguma sagatavošanai Projekta sagatavošanas fonda ietvaros (piemēram, projekta izpēte, ietekmes uz vidi novērtējums u.tml.), ja tas tiek uzskatīts par nepieciešamu Pielikumi Papildus dokumentācija, kas tiek uzskatīta par nepieciešamu 2.3. Otrais līmenis: Gala projekta iesnieguma iesniegšanas un apstiprināšanas kārtība Nr. Pasākumi Darbības un konkrēti noteikumi Organizācijas 1. Gala Projekta iesnieguma izstrādāšana Gala Projekta iesnieguma izstrādāšana, pamatojoties uz prasībām, kas attiecināmas uz gala Projektu iesniegumiem (skat. 2.4), un Šveices komentāriem. Atbildīgi: Starpniekinstitūcija, Projekta īstenotājs 2. Caurskatīšana Gala Projekta iesnieguma izskatīšana. Atbildīga: NVI Iesaistīts: Starpniekinstitūcija (ja attiecināms) 3. Lēmums par gala Projekta iesnieguma iesniegšanu Akceptēšanas gadījumā gala Projekta iesnieguma kopā ar pavadvēstuli iesniegšana Šveices vēstniecībai, ņemot vērā prasības attiecībā uz gala Projektu iesniegumiem un Šveices komentārus. Šveices vēstniecība veic formālu pārbaudi, un gala Projekta iesniegums kopā ar NVI pavadvēstuli tiek iesniegts Šveicei. Atbildīga: NVI Atbildīga: Šveices vēstniecība 4. Gala lēmums Gala lēmums par finansējuma pieprasījumu, ņemot vērā gala Projekta iesniegumu, NVI pavadvēstuli un Projekta dokumentu. Šveice patur tiesības pēc nepieciešamības veikt savu novērtēšanu. Atbildīga: SDC vai SECO 2.4. Gala Projektu iesniegumu sagatavošanas prasības Gala Projekta iesniegumam ir pievienoti visi nepieciešamie dokumenti (piemēram, projekta izpēte, Projekta dokuments, ietekmes uz vidi novērtējums), lai būtu iespējams veikt rūpīgu novērtēšanu. Gala Projekta iesniegumā (5 - 10 lapas; lielu infrastruktūras projektu gadījumā 10 - 20 lapas, kā arī pielikumi) cita starpā sniedz pietiekami detalizētu informāciju par šādām pozīcijām: Pozīcija Saturs Projekta kopsavilkums (1 lapa) Faktu lapa: Projekta nosaukums, īss apraksts, norādot mērķus, budžetu, partnerus un projekta ilgumu Iesniedzējs Vārds un kontaktinformācija; attiecīga iepriekšējā pieredze, ja tāda ir, projekta partneri, saikne ar Šveici, ja tāda ir (zinātība, tehnoloģija, partneri vai jebkāda cita sadarbība ar Šveici) Nozīme Ieguldījums ekonomisko un sociālo atšķirību samazināšanā starp valsti un progresīvākām ES dalībvalstīm, atbilstība valsts/reģiona un izvēlētās jomas attīstības stratēģijām; intervence stratēģija Projekta saturs Mērķu, prognozējamo rezultātu/atdeves, aktivitāšu un attiecīgo rādītāju apraksts; saņēmēji, mērķa grupa, riski un iespējas, un Projekta ilgtspēja Projekta pamatojums (Padziļināta izpēte) Projekta izpētes galvenie secinājumi (pēc pieprasījuma) Projekta organizācija Organizatoriskā diagramma, pienākumi u.c. Detalizēts īstenošanas grafiks Ietverot atskaites punktus un progresa uzraudzību, pamatojoties uz noteiktajiem rādītājiem Budžets Attiecināmās izmaksas / neattiecināmās izmaksas, pašu finanšu ieguldījums, granta apjoms, līdzfinansējums, ES finansējums un jebkādi citi finansēšanas avoti, izmaksu efektivitātes aspekti Iepirkumi Preču un pakalpojumu iepirkumu procedūras Ietekme uz attīstību Rezultātu/atdeves/ietekmes rādītāju uzraudzība un novērtēšana Horizontālie jautājumi Projekta vides, sociālie un ekonomiskie aspekti, dzimumu līdztiesība Pielikumi Piemēram, projekta izpēte, Projekta dokuments, ietekmes uz vidi izpēte 3. Projekta īstenošanas procedūras Projekta īstenošanas procedūras ir šāda: Nr. Pasākumi Darbības un konkrēti noteikumi Organizācijas 1. Projekta līgums Projekta līguma starp Latviju un Šveici sagatavošana. Atbildīgi: NVI no Latvijas puses; SDC vai SECO no Šveices puses. 2. Parakstīšana Projekta līguma parakstīšana. Projekta līgumu var parakstīt vairāk kā divas līgumslēdzējas puses (piemēram, trīspusējs vai daudzpusējs līgums: SDC vai SECO, NVI un Starpniekinstitūcija, Projekta īstenotājs). Atbildīgi: Parasti Šveices vēstniecība SDC vai SECO vārdā. Lēmumu par parakstītāju vai parakstītājiem no Latvijas puses pieņem Latvija. 3. Iepirkumi un līgumu slēgšana Iepirkumi jāveic atbilstoši attiecīgajiem valsts likumiem un noteikumiem un saskaņā ar attiecīgajām ES direktīvām. Šveicei jāiesniedz apstiprinājums par attiecīgo iepirkumu noteikumu ievērošanu. Lai palielinātu caurskatāmību un novērstu korupciju, konkursa dokumentos jāiekļauj godprātīguma apliecinājuma punkts. Kopumā tādu iepirkumu konkursu, kuri ir Eiropas Kopienas direktīvu par publiskajiem iepirkumiem darbības laukā, gadījumā ir jānodrošina oficiālā konkursa vērtēšanas pārskata tulkojums angļu valodā, kas jāiesniedz Šveicei informācijai ne vēlāk kā 30 kalendāra dienas pēc līguma noslēgšanas. Papildus iepriekš minētajam, tādu konkursu gadījumā, kuru summa pārsniedz CHF 500`000 slieksni, Šveice gala lēmuma par gala Projekta iesniegumu pieņemšanas brīdī var paziņot par nepieciešamību iesniegt tai konkursa dokumentu kopijas, lai novērstu iebildumus, vai līgumus, lai iegūtu informāciju. Šos dokumentus iesniedz ne vēlāk kā 20 kalendāra dienas pirms konkursa izsludināšanas un attiecīgi 20 kalendāra dienas pēc līguma parakstīšanas. Turklāt tādu konkursu gadījumā, kuru summa pārsniedz CHF 500`000 slieksni, Šveice gala lēmuma par gala Projekta iesniegumu pieņemšanas brīdī var pieprasīt, lai konkursa dokumentu un līguma projektu tulkojums angļu valodā būtu pieejams attiecīgi konkursa dalībniekiem un līgumslēdzējiem. Iespējamās tulkošanas izmaksas tiek segtas no Projekta izmaksām vai izņēmuma gadījumos Tehniskās palīdzības fonda ietvaros. Atbilstoši Ietvarlīguma 6.5.pantam, abas Puses piekrīt sniegt visu ar konkursu norisi saistīto informāciju un citus dokumentus papildus iepriekš uzskaitītajiem, kādus otra Puse var pamatoti pieprasīt. Šveicei ir tiesības veikt arī iepirkumu prakses un vispārējo procedūru auditu. Ja iepirkuma procesa gaitā konstatētas neatbilstības, slikti nodomi vai nolaidība, Šveice ir tiesīga nekavējoties pārtraukt atmaksu veikšanu, dot norādījumus NVI pārtraukt maksājumu veikšanu no Šveices Finanšu palīdzības un pieprasīt nelegāli veikto maksājumu atmaksu jebkurā Projekta īstenošanas posmā. Atbildīgi: NVI, Starpniekinstitūcija, Projekta īstenotājs, 4. Kontrole (uzraudzība) Kontroles procedūras ir noteiktas Projekta līgumā. Procedūru aprakstā ietilpst: pārskatu sniegšanas periodiskums, uzraudzības sistēma un padomdevējs, vadības komitejas, darbību un rezultātu laika grafiks, audits u.c. Atbildīgs: Projekta īstenotājs Iesaistīti: NVI, Starpniekinstitūcija 5. Pārskatu sniegšana Starpposma pārskati maksājumu uzdevumu un finansējuma pieprasījumu pamatošanai kā noteikts šī pielikuma 4.sadaļā. Gada projekta pārskati apraksta Projekta progresu. Tajos ietilpst kopējā informācija par pārskata gada finansiālo progresu, kā arī kopējā informācija uz attiecīgo brīdi. Tajos tiek salīdzināti faktiskie izdevumi un progress ar plānoto, pamatojoties uz kvantitatīvajiem atdeves mērķiem un, kur iespējams, rezultātu rādītājiem. Jebkādas novirzes jāpamato un jāierosina korektīvi pasākumi. Gada projekta pārskati nav piesaistīti finansējuma pieprasījumiem. Projekta noslēguma pārskats kopā ar pēdējo Projekta starpposma pārskatu un gala finanšu pārskatu (skat. 6. sadaļu) ir pēdējā maksājuma pamats. Tajā dokumentēti un komentēti vispārējie atdeves un rezultātu sasniegumi salīdzinājumā ar sākotnējo plānu, atbilstība tādiem principiem kā horizontālie un ilgtspēja, un norādītas gūtās mācības un izdarītie secinājumi. Atbildīgs: Projekta īstenotājs Iesaistīti: NVI, Starpniekinstitūcija 6. Audits Pamatojoties uz riska novērtējumu, tiek izstrādāti gada auditu plāni. Papildus tam Šveice var sniegt rekomendācijas, kas jāņem vērā riska novērtēšanas plānošanā. Saskaņā ar šo plānošanu Iekšējā audita departaments un pilnvarotās audita organizācijas (piemēram, Starpniekinstitūcijas audita struktūrvienība veic kontroli un auditu saskaņā ar nacionālo likumdošanu. Katram Projektam, kas ilgst vairāk nekā divus gadus un kura summa pārsniedz CHF 500`000 slieksni, ārēja sertificēta audita organizācija veic starpposma Finanšu auditu(s), ja Projekta līgumā nav noteikts citādi. Slēdzieni un ieteikumi tiek nosūtīti Šveicei. Katra projekta noslēgumā ārēja sertificēta audita organizācija veic Noslēguma finanšu auditu. Slēdzienus un ieteikumus nosūta Šveicei kopā ar Projekta noslēguma pārskatu un noslēguma finanšu pārskatu. Atbildīgs: Iekšējā audita departaments Iesaistīti: NVI, Starpniekinstitūcija 7. Novērtēšana Pēc Projekta pabeigšanas Puses var pieprasīt neatkarīgu vērtējumu. Tā izmaksas sedz pieprasītāja Puse. Atbildīgi: NVI, SDC vai SECO 4. Maksājumu un atmaksu veikšanas procedūra Latvijas Republikas Valsts kase ir Maksājumu iestāde Finanšu palīdzībai. Principā visi maksājumi Finanšu palīdzības ietvaros tiek priekšfinansēti no Latvijas valsts, vai arī Projekta īstenotāja budžeta. Projekta īstenotājs iesniedz NVI maksājumu pieprasījumus par attiecināmajiem izdevumiem par kārtējo periodu kopā ar visas pamatojošās dokumentācijas apliecinātām kopijām un starpposmu pārskatu. NVI pārbauda iesniegto dokumentu pilnīgumu un apstiprina to pareizību. Maksātāja iestāde iesniedz finansējuma pieprasījumus Šveicei apstiprināšanai un maksājumu veikšanai. Detalizēta finansēšanas procedūra ir noteikta Projektu līgumos, un tai jāatbilst šādai procedūrai, ja nav noteikts citādi: Nr. Pasākumi Aktivitātes Organizācijas 1. Oriģinālā rēķina noformēšana Noformē oriģinālo rēķinu. Atbildīgi: Produkta vai pakalpojuma piegādātājs, darbuzņēmējs, konsultants, organizācija (prasītājs) 2. Oriģinālā rēķina pārbaudīšana un maksājuma pieprasījuma izstrāde - Kontrolē oriģinālā rēķina atbilstību Projekta līguma specifikācijām, Īstenošanas līgumam, piegādes/pakalpojumu līgumam un saskaņotajiem tarifiem. - Pārbauda darba izpildes (kvantitātes un kvalitātes) pareizību, preču/pakalpojumu piegādes pareizību pēc daudzuma un kvalitātes) u.c., kā arī īpašos nosacījumus u.c. - Samaksa oriģinālā rēķina izrakstītājam(iem). Iesniedz maksājuma pieprasījumu NVI un/vai Starpniekinstitūcijai, pievienojot starpposma pārskatu un rēķinu kopijas, NVI un/vai Starpniekinstitūcijai. Maksājuma pieprasījumā ietver attiecinātās izmaksas, kas veiktas attiecīgā perioda laikā. Starpposma pārskats ietver informāciju par finansiālo un fizisko progresu, faktisko un plānoto izdevumu salīdzinājumu, koriģētu progresa stāvokli brīdī, kad apstiprināts līdzfinansējums. Jebkādas novirzes jāpamato un jāierosina korektīvi pasākumi. Starpposma pārskatus iesniedz ne retāk kā vienu reizi sešos mēnešos. Atbildīgs: Projekta īstenotājs 3. Maksājumu pieprasījumu apstiprināšana Maksājumu iestādei un maksājumu priekšfinansēšana - Pārbauda maksājuma pieprasījuma atbilstību Ietvarlīgumam, Projekta līgumam un Īstenošanas līgumam. - Pārbauda dokumentācijas pilnīgumu (t.i., rēķinu un citu grāmatvedības dokumentu kopijas) un atbilstību starpposma pārskatam. Ja nepieciešams, pārbauda līdzekļu izlietojuma pareizību ar faktu konstēšanas uzdevumu palīdzību. - Apliecina maksājumu pieprasījuma pareizību un likumīgu Maksājumu iestādei. - Nosūta uz Šveici tādas dokumentācijas kā starpposma, gada un noslēguma pārskatu (skatīt 3.5., 3.6. apakšsadaļas), audita pārskatu vai to apvienoto kopsavilkumu, kā noteikts Projekta līgumā, kopijas. - Veic samaksu Projekta īstenotājam. Atbildīga: NVI Iesaistīts: Starpniekinstitūcija Atbildīgi: NVI, Maksājumu iestāde 4. Atmaksu veikšanas pieprasījuma iesniegšana Šveicei - Pārbauda maksājumu pieprasījumu formālo atbilstību, tai skaitā līdzfinansējumu un iespējamo dubulto finansējumu. - Iesniedz atmaksu veikšanas pieprasījumus Šveicei un apstiprina to atbilstību pamatojošai dokumentācijai un līgumiem. Atbildīga: Maksājumu iestāde 5. Šveices maksājums Latvijai - Pārbauda atmaksu veikšanas pieprasījumu un pamatojošās dokumentācijas atbilstību. - Pārskaita pieprasīto summu Maksājumu iestādei 30 dienu laikā. Atbildīga: Šveice Īpašos gadījumos Puses attiecīgajos Projektu līgumos var noteikt citu maksājumu procedūru. Izmaksu attiecināmības beigu datums ir norādīts Projekta līgumā. Tas ir 12 mēnešus pēc grafikā paredzētā Projekta pabeigšanas datuma, bet ne vēlāk kā desmit gadus pēc tam, kad Šveices Parlaments apstiprinājis Finanšu palīdzību saskaņā ar Ietvarlīguma 3.pantu. Šveicei jāsaņem gala atmaksu veikšanas pieprasījumi ne vēlāk kā sešus mēnešus pēc izmaksu attiecināmības beigu datuma. Ja iepirkumu procesa gaitā konstatētas neatbilstības, negodīga rīcība vai nolaidība, Šveice ir tiesīga nekavējoties pārtraukt atmaksu veikšanu, dot norādījumus NVI apturēt maksājumu veikšanu no Šveices Finanšu palīdzības un pieprasīt nelegāli veikto maksājumu atmaksu jebkurā Projekta īstenošanas posmā. 5. Atbildības un pienākumi Galveno dalībnieku atbildība un pienākumi ir norādīti tālāk. Projekta līgumi satur detalizētākus pienākumus un aktivitātes, kas piemērotas katram atsevišķam gadījumam. 5.1 Nacionālā vadošā iestāde NVI atbild par vispārējās Latvijas-Šveices sadarbības programmas orientāciju un par Projektu identificēšanu, plānošanu, īstenošanu, finanšu vadību, kontroli un novērtēšanu, kā arī par Finanšu palīdzības līdzekļu izlietojumu saskaņā ar Ietvarlīgumu. Tas ietver šādus pienākumus: - Nodrošināt nepieciešamo nacionālo normatīvo aktu par Projektu īstenošanu un uzraudzību izstrādi; - Saskaņot Šveices Finanšu palīdzību ar citām finanšu palīdzībām, Nacionālo stratēģisko ietvardokumentu un darbības programmām; - Nodrošināt, lai valsts budžeta projektā tiktu iekļauti atbilstoši nosacījumi, kas aizsargā līdzekļu prasītāju tiesības saņemt nepieciešamo finansējumu; - Apstiprināt, ka līdzfinansējuma daļa ir nodrošināta saskaņā ar Projekta līgumu; - Nodrošināt, lai nevienā Projekta daļa nebūtu dubultais finansējums no jebkādiem citiem finanšu līdzekļu avotiem; - Nodrošināt Projektu iesniegumu pieņemšanas konkursu izsludināšanu un Projektu iesniegumu apstiprināšanu; - Izveidot konsultatīvu vadības komiteju, kurā ir pārstāvēta vismaz NVI un izvēlētas nozaru ministrijas, reģioni, pilsoniskā sabiedrība un Šveices vēstniecība; - Konsultējoties ar vadības komiteju, atlasīt Projektu iesniegumus iesniegšanai Šveicei; - Iesniegt Šveicei no apstiprināto Projektu izklāstiem iegūtos atbilstoši dokumentētus Projektu finansējuma pieprasījumus; - Uzraudzīt un vadīt Projektu īstenošanu saskaņā ar Projektu līgumiem un izveidojot atbilstošu uzraudzības un kontroles sistēmu; - Pārbaudīt no Projektu īstenotājiem saņemtos rēķinus un pārbaudīt dokumentācijas pietiekamību; - Iesniegt maksājumu pieprasījumus Maksājumu iestādei un apstiprināt to pareizību un likumību; - Nodrošināt pieejamo līdzekļu efektīvu un pareizu izlietojumu; - Katra Projekta gadījumā pārbaudīt, vai Projekta īstenotājs var atgūt pievienotās vērtības nodokli (PVN), un attiecīgi informēt Šveices institūcijas iesniedzēja deklarācijas formā Projekta dokumentācijas ietvaros; - Nodrošināt finanšu kontroli, tai skaitā pilnīgu un pietiekamu audita plūsmu visās iesaistītajās institūcijās; - Iesniegt vispārējo gada finanšu pārskatu par visiem līdzekļu pārvedumiem starp Šveici un Maksājumu iestādi, no vienas puses, un starp Maksājumu iestādi un visām iesaistītajām nacionālajām institūcijām (piemēram, NVI, Starpniekinstitūciju, Projekta īstenotāju u.c.), no otras puses; - Reizi gadā iesniegt visu finansēto Projektu audita pārskatu kopsavilkumu ar secinājumiem un ieteikumiem. NVI pielikumā sniedz visus sākotnējos audita pārskatu secinājumus un ieteikumus. - Nodrošināt audita rezultātu apspriešanu ar iesaistītajiem partneriem, tai skaitā Šveici, un uz audita pārskata pamata pieņemto lēmumu izpildi; - Nodrošināt regulāru ziņošanu Šveicei par Finanšu palīdzības finansēto Projektu īstenošanu, kā arī nodrošināt tūlītēju ziņošanu jebkādu neatbilstību gadījumā; - Organizēt gada sanāksmes vispārējās Latvijas-Šveices sadarbības programmas līmenī, konsultējoties ar Šveices vēstniecību, un iesniegt gada pārskatu; - Uzņemties atbildību par to, lai Šveicei tiktu atlīdzinātas jebkādas no Finanšu palīdzības nepamatoti samaksātas summas; - Nodrošināt informāciju un publicitāti par Latvijas-Šveices sadarbības programmu; - Nodrošināt visu attiecīgo dokumentu, kas saistīti ar Latvijas-Šveices sadarbības programmas ietvaros īstenotajiem Projektiem, uzglabāšanu 10 gadus pēc Projektu pabeigšanas. Kompetentās iestādes ar pilnīgu Latvijas Republikas valdības atbalstu veic izmeklēšanu par iespējamajiem krāpšanas vai neatbilstības gadījumiem. Krāpšanas pierādīšanas gadījumos tiek ierosināta lieta saskaņā ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem. NVI var deleģēt daļu no iepriekš minētajiem uzdevumiem un pienākumiem vienam vai vairākiem Starpniekinstitūcijām un Projekta īstenotājiem. 5.2. Starpniekinstitūcija Starpniekinstitūcija ir jebkura valsts institūcija, kas pilda NVI pienākumus vai pilda uzdevumus NVI vārdā saistībā ar Projektu īstenotāju īstenotajiem Projektiem. Starpniekinstitūcijas galvenie uzdevumi ir: - Izsludināt Projektu iesniegumu pieņemšanas konkursus un pieņemt tos, pārbaudīt atbilstību prasībām attiecībā uz Projektu iesniegumiem (skat. 3.sadaļu) un novērtēt iesniegto iesniegumu kvalitāti; - Ieviest iepirkumu procedūras vai deleģēt šo uzdevumu Projekta īstenotājam; - Uzraudzīt un vadīt Projektu īstenošanu saskaņā ar Projektu līgumiem un Īstenošanas līgumiem un veikt nepieciešamās kontroles; - Pārbaudīt no Projekta īstenotāja saņemtos rēķinus, pārbaudīt iesniegto dokumentu autentiskumu un pareizību, kā arī maksājumu pieprasījumos norādīto izmaksu attiecināmību; - Apstiprināt rēķinus un iesniegt apstiprinātos rēķinus NVI vai Maksājumu iestādei; - Sniegt pārskatus NVI par Projekta īstenošanas progresu; - Veikt neatbilstību pārbaudes un ziņot par tām NVI; - Nodrošināt visu attiecīgo dokumentu, kas saistīti ar Latvijas-Šveices sadarbības programmas ietvaros īstenotajiem Projektiem, uzglabāšanu 10 gadus pēc Projektu pabeigšanas. 5.3. Projekta īstenotājs Projekta īstenotājs ir jebkura publiska pārvalde, jebkura valsts vai privāta sabiedrība, kā arī jebkura Pušu atzīta organizācija, kas pilnvarota īstenot konkrētu uz šī Ietvarlīguma pamata finansētu Projektu. Attiecīgi, Projekta īstenotājs ir līgumslēdzēja puse pakalpojumu un piegādes līgumos apstiprināto Projektu ietvaros. Projekta līgumā norāda Projekta īstenotāja nosaukumu. Tā uzdevumi un pienākumi ir noteikti Īstenošanas līgumā. 5.4. Maksājumu iestāde Maksājumu iestāde atbild par Šveices Finanšu palīdzības izlietojuma atbilstošas finanšu kontroles nodrošināšanu. Tās pienākumi ir: - Pārbaudīt maksājumu pieprasījumu atbilstību; - Iesniegt Šveicei attiecīgos atmaksas veikšanas pieprasījumus; - Veikt visu Šveicei iesniegto atmaksas veikšanas pieprasījumu uzskaiti; - Periodiski ziņot NVI par finanšu plūsmām. Maksājumu iestāde nodrošina, ka maksājumi pieprasītājiem tiek veikti noteiktajos termiņos. 5.5. Iekšējā audita departaments Lai nodrošinātu Latvijas-Šveices sadarbības programmas īstenošanu, Iekšējā audita departaments atbild par audita sistēmas efektīvas funkcionēšanas nodrošināšanu. Iekšējā audita departamenta galvenie uzdevumi ir: - Nodrošināt atbilstošas auditēšanas funkcijas; - Nodrošināt kompetentās iestādes ar audita veikšanas metodoloģiju; - Izstrādāt gada sistēmas audita un kontroles plānu, kurš balstās uz riska novērtēšanu. Riska novērtēšanas procesā ņem vērā Šveices sniegtos ieteikumus; - Veikt auditus Latvijas-Šveices sadarbības programmas īstenošanas struktūras ietvaros un ziņot par tiem Šveicei; - Reizi gadā iesniegt visu finansēto Projektu audita pārskatu kopsavilkumu ar secinājumiem un ieteikumiem. Iekšējā audita departaments pielikumā sniedz visus sākotnējos audita pārskatu secinājumus un ieteikumus. - Sniegt atbalstu kompetentajām Šveices institūcijām vai pilnvarotām personām, kas rīkojas to vārdā; - Nodrošināt visu audita organizāciju veikto auditu, kas saistīti ar Projektu īstenošanu Latvijas-Šveices sadarbības ietvaros, pārskatu uzglabāšanu desmit gadus pēc Projektu pabeigšanas. 5.6. Audita organizācija Ja Projekta līgumā nav noteikts citādi, NVI norāda audita organizāciju katram Projektam. Tehniskās palīdzības, Grantu shēmu, Projekta sagatavošanas fonda un Stipendiju gadījumā var tikt piemērota atšķirīgas audita procedūras. Audita organizācijai jābūt privātai sabiedrībai ar atzītu profesionālo reputāciju, kas darbojas saskaņā ar starptautiskajiem auditēšanas standartiem. Audita organizācija jānorāda Projekta līgumā. Audita apjomu nosaka Projekta līguma pielikumā. Ārējā audita gadījumā izmaksas ir attiecināmas un tās jāiekļauj Projekta budžetā. Iekšējā audita izmaksas sedz attiecīgā audita organizācija. Ja Projekta līgumā nav noteikts citādi, audita organizācija veic Projektu, kas ilgst vairāk nekā divus gadus un kura summa pārsniedz CHF 500`000 slieksni, starpposma finanšu auditu(s) un Projektu Noslēguma finanšu auditu saskaņā ar starptautiskajiem audita standartiem. Veicot iepriekš minētos auditus, tā pārbauda finansējuma izlietojuma pareizību, sniedz ieteikumus kā stiprināt kontroles sistēmu un ziņo par ikvienu faktisku vai iespējamu krāpšanas vai neatbilstības gadījumu. Šie finanšu audita pārskati tiek nosūtīti NVI. 5.7. Šveices vēstniecība Šveices vēstniecība ir Šveices oficiālā pārstāvniecība. Tās funkcijas saistībā ar Latvijas-Šveices sadarbības programmas īstenošanu ir šādas: - Veicināt kontaktus; nodrošināt sakarus un "tīklu veidošanu" starp partneriem; - Informēt un sniegt padomus partneriem par procedūrām un noteikumiem saistībā ar Finanšu palīdzību; - Pārsūtīt oficiālo informāciju un Projektu iesniegumus uz un no Šveices institūcijām; - Kopā ar NVI organizēt Šveices delegāciju vizītes; - Piedalīties Latvijas - Šveices sadarbības programmas sanāksmēs; - Sniegt informāciju visai sabiedrībai par Latvijas-Šveices sadarbības programmu un Finanšu palīdzību; - Kā novērotājs piedalīties konsultatīvā vadības komitejā. 5.8. Šveices Attīstības un sadarbības aģentūra (SDC) un Ekonomisko lietu valsts sekretariāts (SECO) No Šveices puses Latvijas-Šveices sadarbības programmā ir divas kompetentās iestādes: SDC un SECO. To galvenie uzdevumi ir: - Nodrošināt stratēģisko un operatīvo vadību vispārējās Latvijas-Šveices sadarbības programmas līmenī; - Piedalīties NVI organizētās gada sanāksmēs; - Uzturēt pastāvīgu dialogu ar NVI un citiem Projektu partneriem, kas iesaistīti Projektu identificēšanā un īstenošanā, kā arī par vispārējo Latvijas-Šveices sadarbības programmas progresu; - Sniegt atbalstu Projektu identificēšanā un sagatavošanā; - Lemt par finansējumam pieteikto Projektu finansēšanu; - Lemt par vispārējās Latvijas-Šveices sadarbības programmas jautājumiem; - Uzraudzīt vispārējās Latvijas-Šveices sadarbības programmas attīstību ar pārbaudēm uz vietas un ar pārskatu palīdzību; - Veidot sakarus ar nacionālajiem un starptautiskajiem dalībniekiem, kas ir nozīmīgi Latvijas-Šveices sadarbības programmas īstenošanai; - Nodrošināt Latvijas-Šveices sadarbības programmas administrēšanu no Šveices puses. Šveice var deleģēt dažus no šiem uzdevumiem Šveices vēstniecībai. 3. pielikums: Grantu shēmu, Projekta sagatavošanas fonda, Tehniskās palīdzības fonda un Stipendiju fonda noteikumi un procedūras Latvijas-Šveices sadarbības programmas ietvaros 3.pielikums ir Ietvarlīguma starp Latvijas valdību un Šveices Konfederācijas Padomi par Latvijas-Šveices sadarbības programmas īstenošanu neatņemama sastāvdaļa. 3.pielikumā aprakstītas definīcijas un mērķi, starpniekinstitūcijas vai Projekta īstenotāja izvēle, līgumu saturs, izmaksu attiecināmība un līdzfinansējums, kā arī atbildība un pienākumi par: A. Grantu shēmu B. Projekta sagatavošanas fondu C. Tehniskās palīdzības fondu D. Stipendiju fondu A. Grantu shēma 1. Definīcija un mērķis Grantu shēmas ir skaidri noteiktam nolūkam piešķirts finansējums palīdzības sniegšanai organizācijām vai iestādēm, kas atvieglo izmaksu ziņā efektīvu tādu programmu administrēšanu, kurās ietilpst daudzi mazi projekti. Grantu shēmas var izveidot nacionālā, reģiona vai vietējā līmenī. Tās ļauj organizācijām vai iestādēm risināt piemērotus jautājumus ar mazu projektu palīdzību un palielināt savu kapacitāti. Kopumā mazajiem projektiem jābūt tādiem, kuru īstenošana nenes peļņu, un projektu apjomam jābūt no 10'000,- līdz 100'000,- Šveices franku. 2. Grantu shēmas starpniekinstitūcijas izvēle Grantu shēmas starpniekinstitūcija var būt valsts iestāde, kas darbojas sabiedrības interesēs. Principā Grantu shēmas starpniekinstitūcijai jābūt labai sadarbībai ar to sektoru, kurā jāīsteno Grantu shēma. Grantu shēmas starpniekinstitūcijas izvēlē jāievēro nacionālās vadošās iestādes (NVI) un Šveices Attīstības un sadarbības aģentūras (SDC) saskaņota divpakāpju procedūra. Pieteicēji var iesniegt paredzētā grantu shēmas iesnieguma izklāstu pirms pilna iesniegums iesniegšanas. NVI komentē izklāstus un pilnos iesniegumus un tālāk tie tiek iesniegti SDC apstiprināšanai. SDC izvērtē, vai piedāvātā Grantu shēmas starpniekinstitūcija ir piemērots palīdzības sniegšanai un vai ierosinātā īstenošanas struktūra ir atbilstoša. Pamatojoties uz šo izvērtējumu, SDC nodrošina atbildes sniegšanu NVI un Grantu shēmas starpniekinstitūcijai un pieņem lēmumu par Grantu shēmas finansēšanu. 3. Grantu shēmas līgums Par katru Grantu shēmu NVI sagatavo līgumu, pamatojoties uz SDC iesniegto grantu shēmas standarta līgumu. Grantu shēmas līgumu paraksta NVI, SDC un izvēlētā grantu shēmas starpniekinstitūcija. Grantu shēmas līguma saturā iekļauj: - Grantu shēmas mērķus; - Organizatorisko struktūru, atbildību un pienākumi (tai skaitā vadības un mazo projektu apstiprināšanas komitejas izveidošana); - Mazo projektu izvērtēšanas un izvēles kārtība (tai skaitā izvēles kritēriji); - Līdzfinansēšanas noteikumi un procedūras; - Īstenošanas grafiks; - Budžets un finanšu plānošana (tai skaitā vadības izmaksas); - Maksājumu veikšanas un audita kārtība; - Uzraudzība un vadība; - Pārskatu sniegšana; - Publicitātes pasākumi. 4. Izmaksu attiecināmība un līdzfinansējums Grantu shēmas vadības un administrēšanas attiecināmās izmaksas nosaka Grantu shēmas līgumā. Mazie projekti, ko īsteno pati Grantu shēmas starpniekinstitūcija, nav attiecināmās Grantu shēmas izmaksas. Grantu shēmas finansējums mazos projektos tiek noteikts katrā atsevišķā gadījumā, un tas var sasniegt līdz 100%. Grantu shēmas atbalsts neaizstāj subsidētus finansējumus un bankas aizdevumus. 5. Atbildība un pienākumi NVI atbildība un pienākumi ir: - Ierosināt Grantu shēmu izveidošanu; - Nodrošināt Grantu shēmu izveidošanu, tai skaitā izsludināt projektu iesniegumu pieņemšanu vai atklāto konkursu, iepriekš izvēlēties Grantu shēmas starpniekinstitūciju, sagatavot līgumu; - Nodrošināt Grantu shēmu uzraudzību, izveidojot atbilstošas uzraudzības, vadības un auditu veikšanas sistēmas; - Izveidot finanšu kontroles mehānismus; - Var iecelt pārstāvi vadības un mazo projektu apstiprināšanas komitejā kā novērotāju; - Kontrolēt Grantu shēmas efektivitāti un efektīgu līdzekļu izlietojumu; - Nodrošināt regulāru pārskatu sniegšanu SDC par Grantu shēmu īstenošanas progresu, kā arī nodrošināt tūlītēju ziņošanu jebkādu neatbilstību gadījumā; - Nodrošināt auditu veikšanu un sekot auditu ieteikumu ieviešanai; - Nodrošināt Grantu shēmas iekļaušanu programmas finansējuma vispārējā publicitātē. Grantu shēmas starpniekinstitūcijas atbildība un pienākumi ir: - Nodrošināt Grantu shēmas vispārējo vadību; - Izveidot vadības un mazo projektu apstiprināšanas komiteju un nodrošināt to sekretariāta funkcijas; - Izveidot atbilstošu finanšu un darbības kontroles sistēmu mazu projektu ieviešanai; - Izsludināt un apkopot mazo projektu iesniegumus, pārbaudīt atbilstību konkursa prasībām un noteikt izvēles ieteikumus; - Izveidot ieviešanas līgumus ar organizācijām un iestādēm, kas īsteno mazos projektus; - Piemērot kontroles sistēmas un iejaukties pēc nepieciešamības. Nekavējoties informēt NVI par konstatētajām neatbilstībām; - Sniegt pārskatus NVI. Pārskatu sniegšana iekļauj vismaz gada progresa pārskatu un finanšu pārskatus; - Nodrošināt Grantu shēmas īstenošanas publicitāti. Vadības un mazo projektu apstiprināšanas komitejas atbildība un pienākumi ir: - Izvēlēties mazos projektus īstenošanai; - Apspriest progresa pārskatus; - Pārbaudīt un pieņemt mazo projektu izvēles kritērijus. SDC atbildība un pienākumi ir: - Principā apstiprināt Grantu shēmas izveidošanu; - Nodrošināt atbildes sniegšanu par grantu shēmu izklāstiem; - Pieņemt lēmumus par Grantu shēmu finansēšanu; - Var iecelt pārstāvi vai novērotāju vadības un mazo projektu apstiprināšanas komitejā; - Uzraudzīt īstenošanas progresu vispārējā līmenī; - Izvērtēt un apspriest īstenošanas progresu ar NVI, pamatojoties uz NVI gada pārskatiem. Atbildību un pienākumus var periodiski pārskatīt. Pirmā pārskatīšana notiek Pušu pirmās gada sapulces laikā. B. Projekta sagatavošanas fonds 1. Definīcija un mērķis "Projekta sagatavošanas fonds" nodrošina finansiālu atbalstu gala projekta iesniegumu sagatavošanai (e.g. projekta izpēte, vides ietekmes novērtējums u.c.). 2. Pieprasījums un apstiprināšanas procedūras Finanšu atbalsta pieprasījumam no Projekta sagatavošanas fonda jābūt daļai no Projekta izklāsta (2.pielikums, 2.1.apakšsadaļa). SDC vai SECO izvērtē, vai pieprasītā palīdzība projekta sagatavošanai ir piemērota finanšu atbalstam. Lēmums par finanšu atbalsta nodrošināšanu projekta sagatavošanai ir daļa no Šveices pieņemtā gala lēmuma par projekta izklāstu. 3. Projekta sagatavošanas fonda vadība Projekta sagatavošanas fonda starpniekinstitūcija ir NVI. 4. Projekta sagatavošanas fonda detalizētās modalitātes Projekta sagatavošanas fondu apraksta Tehniskās palīdzības līgumā (C sadaļa). 5. Līdzifnansējums Finanšu nodrošinājums Projekta sagatavošanas fondam prasa vismaz 15% līdzfinansējumu no saņēmēja vai kādas trešās puses. Līdzfinansējuma likmi nosaka katrā gadījumā atsevišķi. C. Tehniskās palīdzības fonds 1. Definīcija un nolūks Tehniskās palīdzības fonds var tikt izveidots nolūkā dot ieguldījumu atsevišķās papildus izmaksās, kas Latvijai rodas sakarā ar racionālu un efektīvu Finanšu līdzekļu īstenošanu. 2. Attiecināmās izmaksas Izmaksas, kas radušās Latvijas iestādēm, par Finanšu palīdzības vadību, īstenošanu, uzraudzību un kontroli kopumā nav attiecināmas finansējumam. Tomēr dažas no Latvijas iestāžu izmaksām, kas radušās par papildu veiktajiem uzdevumiem un tikai Finanšu palīdzības īstenošanas nolūkā, ir attiecināmās izmaksas, ja tās pieder pie vienas no šādām kategorijām: a) Komiteju, kas izveidotas Latvijas-Šveices sadarbības programmas ietvaros, izmaksas atbilstoši Tehniskās palīdzības fonda līgumā noteiktajam; b) Apmācības potenciālajām starpniekinstitūcijām, projektu īstenotājiem ar mērķi sagatavot tos Latvijas-Šveices sadarbības programmai; c) Konsultantu nolīgšana, lai izskatītu NVI iesniegtos projektu iesniegumus un finanšu pieprasījumu sagatavošanai Šveicei; d) Konsultantu nolīgšana no Finanšu palīdzības finansēto Projektu un vispārējās Latvijas-Šveices sadarbības programmas uzraudzībai un pārbaudei; e) Ar Finanšu palīdzību saistīto auditu veikšana un pārbaude uz vietas, ja tas saistīts ar tādām darbībām, kas pārsniedz Latvijas parastās saistības; f) Ar Finanšu palīdzību saistīti publicitātes pasākumi; g) Dalības izmaksas, tiekoties ar Šveices iestādēm, ja tikšanās notiek ārpus Latvijas; h) Papildus iekārtas, tai skaitā programmatūras, kas tiek konkrēti sagādātas Finanšu palīdzības īstenošanai. 3. Tehniskās palīdzības fonda projekta īstenotājs Tehniskās palīdzības fonda projekta īstenotājs ir NVI. 4. Tehniskās palīdzības fonda līgums Tehniskās palīdzības fonda līgumu sagatavo un paraksta NVI no Latvijas puses un SDC / SECO no Šveices puses. Tehniskās palīdzības fonda līgums ietver detālās modalitātes Tehniskās palīdzības fondam un Projektu sagatavošanas fondam, tai skaitā: - Tehniskās palīdzības fonda mērķi; - Finansēšanai attiecināmo izmaksu detalizēts uzskaitījums; - Organizatoriskā struktūra, atbildība un pienākumi; - Procedūras; - Budžets un finanšu plānošana; - Auditu veikšanas procedūras; - Uzraudzība un vadība; - Pārskatu sniegšana. D. Stipendiju fonds 1. Definīcija un mērķis Tiek izveidots Stipendiju fonds. Tas nodrošina finansējumu izglītības un pētniecības stipendijām Latvijas studentiem un pētniekiem, kas uzņemti Šveices augstākās izglītības un pētniecības iestādēs. Izglītības stipendijas uzlabo augstas kvalitātes cilvēkresursu attīstību, veicina tīklu veidošanu un rosina sadarbību starp jaunajiem akadēmiķiem. Pētniecības stipendijas veicina izcilību pētniecībā, ļauj jaunākajiem un vecākajiem pētniekiem gūt izcilus personīgus sasniegumus, stimulē tīklu veidošanu un uzlabo Latvijas-Šveices sadarbību pētniecības jomā. Pētniecības stipendijas var piesaistīt transnacionālu darba grupu radīšanai un kopīgiem pētniecības Projektiem. 2. Stipendiju fonda Starpniecības organizācija Starpniekinstitūcija Stipendiju fonda vadībai un iesaistīto pušu atbildība ir noteikta savstarpējā līgumā starp NVI un SDC. 3. Stipendiju fonda līguma Stipendiju fonda līgumu sagatavo starpniekinstitūcija. To paraksta NVI no Latvijas puses un SDC no Šveices puses. Stipendiju fonda līguma saturā ietilpst, starp citu: - Stipendiju fonda mērķi; - Finansēšanai attiecināmo izmaksu detalizēts uzskaitījums; - Organizatoriskā struktūra, atbildība un pienākumi; - Procedūras; - Budžets un finanšu plānošana; - Audita veikšanas procedūras; - Uzraudzība un vadība; - Pārskatu sniegšana. 4. Attiecināmās izmaksas Attiecināmajās izmaksas iekļauj stipendiātu izmaksas, tādas kā pārcelšanās, dzīvošanas izdevumi, apdrošināšana, imatrikulācijas maksa, konkrētas pētniecības un publikāciju izmaksas.