187. Article

Šo noteikumu 96., 97. un 126.punktā minēto prasību izpildi institūcijas nodrošina, sākot ar 2016.gada 1.janvāri. 188 Ministru prezidents V.Dombrovskis Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende 1. pielikums Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748 Institūcijas lietu nomenklatūras paraugs (Institūcijas veidlapa) _______.gada lietu nomenklatūra Klasifikācijas shēmas līmeņa un lietas indekss Klasifikācijas līmeņa nosaukums Lietas nosaukums Glabāšanas termiņš Piezīmes* (amats) (vārds, uzvārds) (paraksts**) Atzīme par dokumenta saskaņojumu ar Latvijas Nacionālo arhīvu Piezīmes. 1. * Atzīmes, piemēram, par pieejamības ierobežojumiem, formu, hibrīdlietām, saistību ar informācijas sistēmu, atbildīgo personu. 2. ** Dokumenta rekvizītu "paraksts" neaizpilda, ja elektroniskais dokuments ir sagatavots atbilstoši normatīvajiem aktiem par elektronisko dokumentu noformēšanu. Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende 2. pielikums Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748 Lietā esošo dokumentu uzskaites saraksta paraugs Nr. p.k. Dokumenta nosaukums Lapu numuri Piezīmes (amats) (vārds, uzvārds) (paraksts) (datums) Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende 3. pielikums Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748 Lietas apliecinājuma ieraksta paraugs Lietā numurētas lapas, (cipariem un vārdiem) tai skaitā: litera lapas (lapu numuri) numerācijā izlaistās lapas (lapu numuri) lapas lietā esošo dokumentu uzskaites saraksts (skaits) Lietas fiziskā stāvokļa un formēšanas īpatnībasLapu numuri (amats) (vārds, uzvārds) (paraksts) (datums) Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende 4. pielikums Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748 Lietas vāka noformējums Lietas vāka noformējums (pilns institūcijas nosaukums) (lietas nosaukums) (uzziņu kods) (lietas datējums)Lietā ______ lapas Glabāšanas termiņš ___________ Fonda Nr.______ Uzskaites saraksta Nr.______ Glabājamās vienības Nr._______ Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende 5. pielikums Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748 Vairāklīmeņu arhīviskā apraksta titullapas un fonda vai apakšfonda apraksta paraugs (pilns institūcijas nosaukums) . fonda (arhīva fonda numurs) (arhīva fonda nosaukums) arhīviskais apraksts par (datējums) Fonda vai apakšfonda apraksts Nr. p.k. Elements Apraksts 1.Arhīva fonda vai apakšfonda uzziņu kods 2.Nosaukums 3.Datējums no 4.Datējums līdz 5.Apjoms 6.Informācijas nesēju formas 7.Fondraža administratīvā vēsture 8.Informācijas joma un saturs 9.Sistematizācija 10.Pieejamības nosacījumi 11.Dokumentu valoda 12.Meklēšanas līdzekļi (amats) (vārds, uzvārds) (paraksts*) Izstrādātājs: V.Uzvārds (amats) Atzīme par dokumenta saskaņojumu ar Latvijas Nacionālo arhīvu Piezīme. * Dokumenta rekvizītu "paraksts" neaizpilda, ja elektroniskais dokuments ir sagatavots atbilstoši normatīvajiem aktiem par elektronisko dokumentu noformēšanu. Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende 6. pielikums Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748 Vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmas paraugs Uzziņu kods Nosaukums Sērijas/sērijas apakšlīmeņa glabāšanas termiņš Sērijas/sērijas apakšlīmeņa pieejamības nosacījumi 1.Fonda nosaukums 1.-1.Sērijas nosaukums 1.-1.1.Sērijas apakšlīmeņa (apakšsērijas) nosaukumspastāvīgi 1.-1.2.Sērijas apakšlīmeņa (apakšsērijas) nosaukums75 gadi 1.-2.Sērijas nosaukumspastāvīgiierobežota pieejamība līdz 2015.g.1.1.Apakšfonda nosaukums 1.1.-1.Sērijas nosaukums75 gadi 1.1.-2.Sērijas nosaukumspastāvīgi Izstrādātājs: V.Uzvārds (amats) Atzīme par dokumenta saskaņojumu ar Latvijas Nacionālo arhīvu Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende 7. pielikums Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748 Uzskaites saraksta paraugs .fonda (arhīva fonda numurs) (arhīva fonda nosaukums)__________.uzskaites saraksts Dokumentu glabāšanas termiņš ____________________ Dokumentu veids un informācijas nesēja forma ____________________ Sērijas/sērijas apakšlīmeņa uzziņu kods Glabājamās vienības numurs Glabājamās vienības nosaukums Glabājamās vienības datējums Apjoms Apjoma mērvienība Saistītās apraksta vienības uzskaites kods (hibrīdlietām) Piezīmes no līdz Šajā uzskaites saraksta daļā iekļautas glabājamās vienības no Nr._______ līdz Nr._______, tai skaitā: (skaits cipariem un vārdiem) litera numuri: ________, izlaistie numuri: _________. Uzskaites sarakstā kopā ir glabājamās vienības. (skaits cipariem un vārdiem) (amats) (vārds, uzvārds) (paraksts*) Izstrādātājs: V.Uzvārds (amats) Atzīme par dokumenta saskaņojumu ar Latvijas Nacionālo arhīvu Piezīme.* Dokumenta rekvizītu "paraksts" neaizpilda, ja elektroniskais dokuments ir sagatavots atbilstoši normatīvajiem aktiem par elektronisko dokumentu noformēšanu. Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende 8. pielikums Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748 Elektronisko dokumentu dokumenta līmeņa uzskaites saraksta paraugs . fonda (arhīva fonda numurs) (arhīva fonda nosaukums) . uzskaites saraksta elektronisko dokumentu(uzskaites saraksta numurs) dokumenta līmeņa uzskaites saraksts Glabājamās vienības numurs Dokumenta numurs glabājamā vienībā Datnes nosaukums Kontrolsummu algoritmi (atdala ar semikolu vai katru raksta atsevišķā ailē) Kontrolsummas (atdala ar semikolu vai katru raksta atsevišķā ailē) Piezīmes Šajā uzskaites saraksta daļā iekļautas datnes. (skaits cipariem un vārdiem) (amats) (vārds, uzvārds) (paraksts*) Izstrādātājs: V.Uzvārds (amats) Atzīme par dokumenta saskaņojumu ar Latvijas Nacionālo arhīvu Piezīme.* Dokumenta rekvizītu "paraksts" neaizpilda, ja elektroniskais dokuments ir sagatavots atbilstoši normatīvajiem aktiem par elektronisko dokumentu noformēšanu. Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende 9. pielikums Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748 Dokumentu iznīcināšanas akta paraugs (Institūcijas veidlapa) Dokumentu iznīcināšanas akts Nr. __________ (datums*) Saskaņā ar(dokumentu glabāšanas termiņu saraksta nosaukums vai _______.gada lietu nomenklatūra) atlasītas iznīcināšanai šādas(fondraža nosaukums) lietas, jo(norādīt iemeslu, piemēram, tām beidzies glabāšanas termiņš, tās pārvērstas elektroniskā formā) Nr. p.k. Lietas datējums Lietas indekss Lietas (vai grupas) nosaukums Lietu skaits Glabāšanas termiņš Piezīmes Lietu kopskaits(skaits cipariem un vārdiem) _______.gada pastāvīgi glabājamie dokumenti un ilgstoši glabājamie dokumenti ir aprakstīti. Aktā uzskaitīto lietu glabāšanas termiņi ir ievēroti. (amats) (vārds, uzvārds) (paraksts*) Atzīme par dokumenta saskaņojumu ar Latvijas Nacionālo arhīvu Piezīme. * Dokumenta rekvizītus "datums" un "paraksts" neaizpilda, ja elektroniskais dokuments ir sagatavots atbilstoši normatīvajiem aktiem par elektronisko dokumentu noformēšanu. Atzīme par dokumentu iznīcināšanu: (datums) (par dokumentu nodošanu iznīcināšanai vai iznīcināšanu atbildīgās amatpersonas paraksts) Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende 10. pielikums Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748 Akta par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi paraugs (Institūcijas veidlapa) Akts Nr. _________ (datums*) Par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi Pārbaudes pamatojums(norādīt pārbaudes iemeslu, piemēram, kārtējā pārbaude, nodošana valsts glabāšanā) Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudē konstatēts: Uzskaites saraksta numurs Glabājamo vienībuIztrūkstošo glabājamo vienību numuri Glabājamās vienības, kurām nepieciešama Neglābjami bojātas glabājamās vienības (numuri) Pagaidu lietošanā izsniegtas glabājamās vienības (numuri) kopējais skaits uzskaites sarakstā faktiskais skaits dezinfekcija (numuri) dezinsekcija (numuri) restaurācija (numuri) KopāElektronisko dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudē konstatēts: Uzskaites saraksta numurs Dokumentu skaits uzskaites sarakstā Faktiskais dokumentu skaits Iztrūkstošo dokumentu skaits Dokumenti, kuri nav nolasāmi Elektronisko dokumentu vai informācijas sistēmas, vai reģistra, vai datubāzes nosaukums Datu nesēja formāts(-i) Datu nesēju skaits Datu apjoms (MB) Kopā (amats) (vārds, uzvārds) (paraksts*) Piezīme. * Dokumenta rekvizītus "datums" un "paraksts" neaizpilda, ja elektroniskais dokuments ir sagatavots atbilstoši normatīvajiem aktiem par elektronisko dokumentu noformēšanu. Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende 11. pielikums Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748 Akta par iztrūkstošajiem dokumentiem paraugs (Institūcijas veidlapa) Akts Nr. ________ (datums*) Par iztrūkstošajiem dokumentiem Veicot(norādīt darbu, kuru veicot atklāja dokumentu iztrūkumu) konstatēts šādu dokumentu iztrūkums: Nr. p.k. Glabājamās vienības vai dokumenta uzskaites kods Glabājamās vienības vai dokumenta nosaukums Datējums Iztrūkuma iemesli Piezīmes Trūkstglabājamo vienību (dokumentu).(kopējais skaits cipariem un vārdiem) (amats) (vārds, uzvārds) (paraksts*) Piezīme. * Dokumenta rekvizītus "datums" un "paraksts" neaizpilda, ja elektroniskais dokuments ir sagatavots atbilstoši normatīvajiem aktiem par elektronisko dokumentu noformēšanu. Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende 12. pielikums Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748 Akta par meklēšanas rezultātā neatrastiem dokumentiem paraugs (Institūcijas veidlapa) Akts Nr. ________ (datums*) Par meklēšanas rezultātā neatrastiem dokumentiem Veicot (norādīt veiktos pasākumus un to norises laiku) konstatēts, ka nav atrasti šādi dokumenti: Nr. p.k. Glabājamās vienības vai dokumenta uzskaites kods Glabājamās vienības vai dokumenta nosaukums Datējums Lapu skaits Iespējamie iztrūkuma iemesli Piezīmes Minētie dokumenti izslēdzami no (norādīt uzskaites dokumentus) Trūkst glabājamo vienību (dokumentu). (kopējais skaits cipariem un vārdiem) Iztrūkstošo glabājamo vienību (dokumentu) saturs daļēji atrodams šādās glabājamās vienībās (dokumentos): _______________________ (amats) (vārds, uzvārds) (paraksts*) Piezīme. * Dokumenta rekvizītus "datums" un "paraksts" neaizpilda, ja elektroniskais dokuments ir sagatavots atbilstoši normatīvajiem aktiem par elektronisko dokumentu noformēšanu. Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende 13. pielikums Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748 Akta par dokumentu meklēšanas izbeigšanu paraugs (Institūcijas veidlapa) Akts Nr. _____(datums*) Par dokumentu meklēšanas izbeigšanu Laikposmā no 20__.gada ___._____________ līdz ___._____________ tika veikta arhīva fonda (arhīva fonda nosaukums) dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaude.Pārbaudes laikā konstatēts, ka: fondā atrodas glabājamās vienības; (skaits cipariem un vārdiem) trūkst glabājamo vienību. (skaits cipariem un vārdiem) Meklēšanas rezultātā atrastas glabājamās vienības. (skaits cipariem un vārdiem) 20__.gada ___.____________ sastādīts akts Nr. _______ par meklēšanas rezultātā neatrastām glabājamām vienībām.(skaits cipariem un vārdiem) Konstatēts, ka arhīva fondā ir glabājamās vienības. (skaits cipariem un vārdiem) (amats) (vārds, uzvārds) (paraksts*)Piezīme. * Dokumenta rekvizītus "datums" un "paraksts" neaizpilda, ja elektroniskais dokuments ir sagatavots atbilstoši normatīvajiem aktiem par elektronisko dokumentu noformēšanu. Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende 14. pielikums Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748 Akta par dokumenta bojāeju vai neglābjami bojātiem dokumentiem paraugs (Institūcijas veidlapa) Akts Nr. _____(datums*) Par dokumenta bojāeju vai neglābjami bojātiem dokumentiem Veicot , (norādīt veiktos pasākumus un to norises laiku)konstatētas šādas bojā gājušas vai neglābjami bojātas glabājamās vienības (dokumenti): Nr. p.k.Glabājamās vienības vai dokumenta uzskaites kodsGlabājamās vienības vai dokumenta nosaukumsDatējumsLapu skaitsBojājumu raksturojums Bojā gājušas vai neglābjami bojātas (kopējais skaits cipariem un vārdiem)glabājamās vienības (dokumenti). Bojā gājušo vai neglābjami bojāto glabājamo vienību (dokumentu) saturs daļēji atrodams šādāsglabājamās vienībās (dokumentos): (amats) (vārds, uzvārds) (paraksts*)Piezīme. * Dokumenta rekvizītus "datums" un "paraksts" neaizpilda, ja elektroniskais dokuments ir sagatavots atbilstoši normatīvajiem aktiem par elektronisko dokumentu noformēšanu. Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende 15. pielikums Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748 Prasības attiecībā uz arhīvglabātavu mikroklimatu Nr. p.k. Informācijas nesējs Temperatūra (°C) Mitrums (%) Apgaismojums un citi nosacījumi maksimālā minimālā svārstības 24 stundās relatīvais RH ΔRH svārstības 24 stundās 1.Papīrs20 2 3 35 50 3 līdz 50 lux2.Fotodokumenti un kinodokumenti: 2.1.melnbaltās fotogrāfijas uz papīra18 2 1 30 50 3 glabāt tumsā, labi vēdināmā telpā, no putekļiem pasargātās mapēs2.2.krāsu fotogrāfijas uz papīra5 0 1 30 40 3 glabāt tumsā, labi vēdināmā telpā, no putekļiem pasargātās mapēs2.3.melnbaltie fotofilmu un kinofilmu negatīvi: 2.3.1.nitrocelulozes7 2 1 30 50 3 glabāt tumsā2.3.2.celulozes acetāta un poliestera21 16 1 30 50 3 glabāt tumsā2.4.krāsu fotofilmu un kinofilmu negatīvi un diapozitīvi3 18 1 20 30 3 glabāt tumsā2.5.melnbaltie stikla plašu negatīvi, dagerotipi, ambrotipi, ferotipi18 13 1 30 40 3 līdz 50 lux3.Magnētiskie nesēji uz poliestera bāzes (audio, video)20 16 2 35 45 5 glabāt tumsā4.Pārējie magnētiskie nesēji (audio, video)18 12 2 30 40 3 glabāt tumsā5.Optiskie nesēji (audio, video)23 10 2 20 50 3 glabāt tumsā Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende