2. Article

Noteikumos lietoti šādi termini: 2.1. apraksta vienība arhīva dokuments vai dokumentu kopums (lieta, sērija, arhīva fonds), kuru uzskata par vienotu veselumu un kas ir par pamatu atsevišķam aprakstam; 2.2. apraksta līmenis apraksta vienības vieta arhīva fonda hierarhijas shēmā; 2.3. arhīva fonds institūcijas vai privātpersonas darbības rezultātā radies arhīva dokumentu kopums arhīva klasifikācijas un uzskaites vienība; 2.4. arhīva apakšfonds arhīva fonda sistematizācijas vienība lielapjoma arhīva fonda apakšgrupa, kuras sastāvā ir savstarpēji saistīti arhīva dokumenti un kura atbilst institūcijas organizatoriskajai struktūrai. Arhīva fonda sadalījums apakšfondos iespējams arī pēc arhīva dokumentu ģeogrāfiskajām, hronoloģiskajām, funkcionālajām vai citām kopīgām pazīmēm; 2.5. dokumentu klasifikācijas shēma klasificējamo objektu uzskaitījums hierarhiskā secībā. Klasifikācijas iedaļas pamatā ir dokumentu loģiski analītiska sadale grupās pēc kopīgām vai atšķirīgām pazīmēm (piemēram, pēc institūcijas funkcijām, struktūras, dokumentu veida); 2.6. elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma informācijas sistēma, kas nodrošina darbību ar dokumentiem visā to dzīves cikla laikā no to radīšanas līdz iznīcināšanai vai nodošanai arhīvā. Tās pamatfunkcijās ietilpst dokumentu klasifikācijas shēmu un dokumentu glabāšanas termiņu uzturēšana, kā arī grozījumu, auditācijas pierakstu, dokumentu rekvizītu, dienesta atzīmju un citu metadatu saglabāšana. Ja sistēmā ir tverti elektroniskie dokumenti, tā nodrošina kontroli un piekļuvi tiem; 2.7. glabājamā vienība arhīva dokumentu uzskaites vienība, kas ir fiziski norobežots dokuments vai dokumentu grupa ar atsevišķu uzskaites kodu. Tā var būt, piemēram, lieta, fotodokuments, kinolentes rullītis, elektronisko dokumentu mape; 2.8. fondradis institūcija vai privātpersona, kuras darbības rezultātā radītie (uzkrātie) dokumenti apkopoti arhīva fondā; 2.9. hibrīdlieta lieta, kas satur dokumentus dažādos informācijas nesējos, piemēram, elektroniskos dokumentus un papīra formā veidotus dokumentus; 2.10. izklājlapa darba formulārs, kas sastāv no rindām un ailēm. Rindu un aiļu krustpunktus sauc par šūnām. Šūnās var ievadīt iezīmes, skaitliskas vērtības un formulas. Izklājlapu lietojumprogrammas ir, piemēram, MS Excel, Lotus 123, Corel QuattroPro; 2.11. lieta noteiktā secībā sakārtotu dokumentu kopums vai atsevišķs dokuments par kādu jautājumu, darbību, darījumu vai tēmu; 2.12. lietu nomenklatūra saskaņā ar dokumentu klasifikācijas shēmu sistematizēts institūcijā veidojamo lietu un to glabāšanas termiņu saraksts; 2.13. sērija arhīva fonda sistematizācijas vienība vienveidīgu vai radniecīgu (piemēram, pēc formas, veida, rašanās, saņemšanas, tēmas) dokumentu (lietu) kopums, kas radies, veicot vienu funkciju vai darbību, un sistematizēts kā vienots veselums; 2.14. uzskaites kods glabājamās vienības identifikators, kuru veido arhīva fonda numurs ar uzskaites saraksta numuru un glabājamās vienības numuru uzskaites sarakstā; 2.15. uzskaites saraksts glabājamo vienību (lietu) saraksts, kas veidots atbilstoši dokumentu glabāšanas termiņam, informācijas nesēja formai (piemēram, papīra, elektroniskā) un termiņam, kādā dokumenti tiks nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā. Uzskaites saraksts ir meklēšanas un uzskaites līdzeklis, kas atklāj glabājamo vienību saturu, parāda to sistematizāciju un nodrošina glabājamo vienību uzskaites funkciju; 2.16. uzziņu kods apraksta vienības (fonda, apakšfonda, sērijas, sērijas apakšlīmeņa) identifikators, kuru veido konkrētās apraksta vienības un visu hierarhiski augstāko līmeņu apraksta vienību kārtas numuri. 3