4. Article

NODAĻA. SPECIFISKAIS ESPON ETSG LIKUMISKAIS UN DARBĪBAS NODROŠINĀJUMS 4.1 DARBĪBAS NODROŠINĀJUMS RISKA PROFILAKSEI, LAI SAMAZINĀTU ATBILDĪBAS GADĪJUMUS Attiecībā uz ESPON ETSG funkcionēšanu ir jānodrošina specifiski likumiskie un darbības noteikumi caurskatāmai funkcionēšanai un iespējami labākā kontrole un monitorings. Tiem jānovērš neattiecināmo izdevumu parādīšanās Vienīgās darbības īstenošanas gaitā Dotāciju nolīguma ietvaros un, to darot, jānovērš Atbildības gadījumi. ESPON ETSG iekšējā organizācijā un ikdienas darbībā jāievēro šādi principi: • caurskatāma un saprotama īstenošana un rūpīga finanšu pārvaldība; • pietiekamas prognozējamas pārbaudes, pirms uzņemties un izmaksāt jebkādus izdevumus; • piemērotas izskatīšanas procedūras gadījumos, ja ir nesaskaņas par izdevumu attiecināšanu. Turpmākie noteikumi ir piemērojami Vienīgās darbības īstenošanai no ESPON ETSG puses, un tie tiks arī minēti kā nosacījumi Dotāciju nolīgumā, lai nodrošinātu iepriekš minēto principu ievērošanu: • ESPON ETSG ietvaros attiecīgo funkciju veikšanai tiek deleģēts tikai tāds personāls, kas ir pieredzējis un apmācīts risku mazināšanas un mīkstināšanas jautājumos (piemēram, budžeta un iepirkumu jautājumos specializējies jurists); • ESPON ETSG ir jābūt skaidri definētam procedūrām uzņemto saistību likumības prognozējamai novērtēšanai un lielāku summu un/vai īpašu iepirkumu, t. i. publisku iepirkumu uzsākšanas, līgumu parakstīšanas gadījumos tajās jāiesaista ESPON ETSG Asamblejas priekšsēdētājs; • visos procesos sakarā ar saistībām un izdevumu apmaksu ir jāpielieto "četru acu princips". Praksē tas nozīmē, ka viena ESPON ETSG atbildīga persona prasa izdevumu uzņemšanos, savukārt cita persona kontrolē šo pieprasījumu par izdevumu uzņemšanos. Gadījumā, ja pastāv nesaskaņas starp personām, kuras ir atbildīgas par izdevumu uzņemšanos un kontrolēšanu, vispirms tiek iesaistīts ESPON ETSG direktors. Gadījumā, ja direktors konstatē amatpersonu nespēju vienoties, nesaskaņu atrisināšanai tiek īstenota ziņošana ESPON ETSG Asamblejas priekšsēdētājam; • rūpīgai iekšējai finanšu pārvaldībai izveidotās procedūras ir jādokumentē un jāveic regulāras pārbaudes, lai novērtētu šo procedūru pielietošanu; • gadījumā, ja rodas periodiski neattiecināmie izdevumi, jāveic padziļināta iekšējā izvērtēšana, lai novērtētu iekšējo procedūru ievērošanu un, ja nepieciešams, pielāgotu šīs procedūras. 4.2 NOTEIKUMI PAR ESPON ETSG KONSULTATĪVO KOMITEJU Konvencijas 15. pants un ESPON ETSG Statūti paredz Konsultatīvās komitejas izveidošanu pēc to dalībvalstu pieprasījuma, kas veic iemaksas Atbildības mehānismam. Gadījumā, ja rodas noteikts Atbildības gadījumu biežums vai daudzums (skatīt arī tālāk 6.4. punktu), dalībvalstis, kas veic iemaksas Atbildības mehānismam, var aicināt izveidot Konsultatīvo komiteju, lai radītu caurskatāmību un sniegtu ieteikumus par ESPON ETSG administratīvo un finansiālo pārvaldību par izdevumu uzņemšanos un apmaksu, līgumu noslēgšanu un atbilstošo atbildību saistība ar Dotāciju nolīguma īstenošanu. Ja tā tiek izveidota, Konsultatīvās komitejas misija ir atbalstīt Atbildības gadījumu samazināšanos zem iepriekš noteiktā daudzuma, kas noteikts 6.4. punktā. Pamatojoties uz iepriekšēju situācijas novērtējumu, Konsultatīvajai komitejai ir jāizstrādā stratēģija un laika grafiks savas misijas īstenošanai. Direktoram un Asamblejas priekšsēdētājam ir jāinformē Konsultatīvā komiteja par visām attiecīgajām ESPON ETSG aktivitātēm. Konsultatīvajai komitejai ir jāformulē ieteikumi Asamblejai par visiem jautājumiem, kas saistīti ar ESPON ETSG, ja tā saskata nepieciešamību un lietderību saistībā ar to ESPON ETSG administratīvo un finansiālo uzticamību. Konsultatīvās komitejas misija beidzas laikā, kad atkal ir sasniegti iepriekš noteiktie mērķi.