4. Article

Pieaicinātā persona - Datu valsts inspekcija - norāda: ja sākotnēji personas dati tika apstrādāti, pamatojoties uz Policijas direktīvu, tad arī uz šo datu apstrādi arhivēšanas nolūkos būtu attiecināmi Policijas direktīvas un likuma "Par fizisko personu datu apstrādi kriminālprocesā un administratīvā pārkāpuma procesā" normas. Atbilstoši Policijas direktīvas 8. panta 2. punktam dalībvalsts tiesībās vajagot būt precizētiem vismaz apstrādes mērķiem, apstrādājamiem personas datiem un apstrādes nolūkiem. Tādējādi no Policijas direktīvas izrietot tas, ka normatīvajos aktos jābūt ietvertam datu apstrādes nolūkam. Tas nozīmējot, ka tad, ja personas dati tiek apstrādāti arhivēšanas nolūkos, likumdevējam pirms šādas datu apstrādes paredzēšanas būtu citstarp jāizvērtē, vai un kādēļ konkrētā personas datu apstrāde ir nepieciešama arhīviskām vajadzībām un vai konkrētiem dokumentiem piemīt arhīviskā vērtība atbilstoši Arhīvu likuma 8. panta pirmajā daļā noteiktajiem dokumentu arhīviskās vērtības kritērijiem. Ierobežotas pieejamības informācijas statuss neesot uzskatāms par privātās dzīves ierobežojumu mazinošu faktoru, jo neatkarīgi no informācijas statusa gadījumā, kad tiek veikta personas datu apstrāde, esot piemērojams personas datu apstrādes regulējums. Tādējādi personas dati esot apstrādājami tikai nepieciešamajā apjomā un atbilstoši noteiktajam nolūkam. Attiecīgi varot tikt izdarīts šāds secinājums: ja personas dati apstrādāti arhīviskām vajadzībām, tad tieši šādam mērķim tiem esot nodrošināma arī piekļuve, un konkrētā gadījumā informācijas statusam neesot izšķirošas nozīmes. Iejaukšanos personas tiesībās uz privāto dzīvi varētu mazināt, nosakot kārtību, kādā būtu iespējama piekļuve Sodu reģistra arhīva datubāzē iekļautai informācijai par attaisnotu personu, kā arī priekšnoteikumus, pēc kuru izpildes šo informāciju var saņemt. Tad persona būtu tiesīga iegūt informāciju no Sodu reģistra arhīva datubāzes tikai īpašos likumā paredzētos gadījumos, kad ir pamatots personas pieprasījums un informācija nepieciešama mērķim, kas ir samērīgs ar pieprasītās informācijas raksturu. Sodu reģistra likumā neesot definēts arhīva veidošanas un uzturēšanas mērķis un nolūks. Tas varētu tikt izsecināts, vadoties no vispārpieņemtās jēdziena "arhīvs" izpratnes, proti, parasti personas dati arhivēšanas nolūkā tiekot apstrādāti, lai pagātnes darbības, notikumus un faktus atspoguļotu nākamajām paaudzēm. Personas datu apstrāde arhivēšanas nolūkos esot nepieciešama, lai apliecinātu un pierādītu juridiskus faktus, zinātniskus atklājumus, vēsturiskus notikumus, kultūras notikumus, cilvēka dzīves notikumus. Tā esot informācija, kura atspoguļojot indivīdu un sabiedrības dzīvi un notikumus un kuru nepieciešams apstrādāt arhīvā, lai to saglabātu un padarītu pieejamu nākamajām paaudzēm. Atbilstoši apstrīdētajai normai gadījumā, kad ir saņemtas ziņas par konkrētas personas nāvi, gadu pēc minētā fakta konstatēšanas šīs personas dati tiekot dzēsti, savukārt gadījumā, kad nav saņemtas ziņas par konkrētas personas nāvi, šīs personas dati tiekot glabāti ne ilgāk kā 100 gadus no personas dzimšanas. Termiņš, kas noteikts datu glabāšanai arhīva datubāzē, esot sasaistīts ar personas dzīves ilgumu. Tā kā personas nāves gadījumā dati tiek glabāti vēl tikai gadu, neesot gūstama pārliecība par to, ka šādā gadījumā tiktu sasniegts datu glabāšanas mērķis - arhivēšanas nolūkam. Proti, arhivēšanas nolūkiem, tostarp statistikas, pētījumu un vēsturisku notikumu atspoguļošanas vajadzībām, neesot būtiski tas, vai persona ir dzīva vai mirusi, - svarīgi esot noteiktu laika posmu saglabāt informāciju par kādu pagātnes notikumu. Tātad, lai arhīvā iekļautā informācija varētu kalpot arhivēšanas nolūkiem, būtu pamatoti noteikt, ka tā tiek glabāta noteiktu laika posmu neatkarīgi no personas nāves fakta, piemēram, 50 vai 75 gadus no brīža, kad informācija iekļauta arhīva datubāzē. Ja glabāšanas termiņš ir sasaistīts ar personas dzīves ilgumu, tas varot nozīmēt, ka arī arhivēšanas nolūks ir sasaistīts ar konkrētu personu un tās statusu vai tiesību realizāciju, nevis vispārīgo arhivēšanas nolūku - saglabāt informāciju par pagātnes notikumiem. Līdz ar to esot svarīgi izprast pārziņa, šajā gadījumā - Iekšlietu ministrijas Informācijas centra, viedokli par apskatāmās personas datu apstrādes nolūku. Tikai skaidri apzinoties personas datu apstrādes nolūku, varot noteikt pareizu un atbilstošu to glabāšanas termiņu. Izvērtējot apstrīdētās normas atbilstību Satversmes 96. pantam, svarīgs esot ne tikai datu glabāšanas termiņš, bet arī tas, vai datu subjektam ir nodrošinātas atbilstošas garantijas. Saskaņā ar likuma "Par fizisko personu datu apstrādi kriminālprocesā un administratīvā pārkāpuma procesā" 4. panta otrās daļas 2. punktu sākotnēji neparedzētā nolūkā tas pats vai cits pārzinis varot veikt personas datu apstrādi, ja personas datu apstrāde ir uzskatāma par arhivēšanu sabiedrības interesēs minētā likuma 2. pantā minētajos nolūkos un tiek nodrošinātas atbilstošas datu subjekta tiesības uz savu personas datu aizsardzību. Policijas direktīvā neesot iekļauts izsmeļošs to tiesību uzskaitījums, kuras būtu uzskatāmas par atbilstošām datu subjekta tiesībām, taču tās preambulas 37. apsvērumā esot noteikts, ka atbilstošas garantijas attiecībā uz datu subjektu tiesībām un brīvībām varētu aptvert iespēju vākt minētos datus tikai saistībā ar citiem datiem par attiecīgo fizisko personu, iespēju turēt savāktos datus pienācīgā drošībā, noteikt stingrākus noteikumus attiecībā uz kompetentās iestādes darbinieku piekļuvi datiem un aizliegumu nosūtīt minētos datus. Citstarp arī pareizi ieviesti tehniski un organizatoriski pasākumi, piemēram, datu minimizēšana un pseidonimizēšana, varot tikt uzskatīti par atbilstošām datu subjekta tiesību garantijām. Tomēr informācijas sistēmu vai reģistru gadījumā esot vērtējams tas, vai visi informācijas sistēmas datu lauki ir saglabājami arī arhīva daļā, ja to apstrādes mērķis jau ir sasniegts un personas datus nav nepieciešams izmantot arhivēšanas nolūkos. Tie datu lauki (personas dati), kuru turpmāka saglabāšana arhīvā nav vajadzīga, jo dati tiek izmantoti īslaicīgi un konkrētam mērķim, būtu arhivēšanas laikā nodalāmi un dzēšami, bet arhīva informācijas sistēmas daļā atstājami tikai tie dati, kuri nepieciešami arhivēšanas nolūka īstenošanai. Tātad, lai veiktu datu apstrādi arhivēšanas nolūkos, izraudzītajam glabāšanas termiņam vajadzētu būt atbilstošam un piemērotam izvirzītajam mērķim un datu subjektam vajadzētu būt noteiktām konkrētām garantijām, piemēram, vajadzētu būt noteiktam, kas ir tiesīgs piekļūt arhīvā glabātajai informācijai, kas var saņemt šo informāciju un kādi ir šīs informācijas saņemšanas priekšnoteikumi. Normatīvajos aktos pirmšķietami esot paredzētas personas tiesību garantijas, tomēr neesot gūstams apstiprinājums tam, ka datu glabāšanai arhīva datubāzē paredzētais termiņš ir piemērots noteikto mērķu sasniegšanai. Informācija arhivēšanas nolūkos būtu saglabājama noteiktu laika posmu, ņemot vērā to, ka attiecīgās informācijas saglabāšana ir nepieciešama gan statistikai, gan dažādiem pētījumiem. Pārzinis nosakot datu apstrādes mērķi un veicot datu glabāšanas termiņa izvēlei nepieciešamo izvērtējumu, tādēļ tieši pārzinis varot izvērtēt arī to, vai datu glabāšana arhīva datubāzē 100 gadu garumā būtu atbilstoša sasniedzamajam mērķim. Tomēr jebkurā gadījumā Datu valsts inspekcija uzskata, ka Sodu reģistra arhīva datubāzē ietverto attaisnotās personas datu glabāšanas termiņa pamatā nevar būt arhivēšanas nolūks, jo arhīva mērķiem personas dati būtu glabājami noteiktu laika posmu neatkarīgi no personas nāves fakta.