3. Article

VPC izveides risinājumi Ievērojot iepriekšējā nodaļā izklāstīto esošās situācijas aprakstu finanšu grāmatvedības, budžeta plānošanas un finanšu vadības, cilvēkresursu vadības, kā arī mācību un attīstības pakalpojumu nodrošināšanā valsts pārvaldē, tostarp ņemot vērā Projekta ietvaros sniegtos SIA PricewaterhouseCoopers secinājumus un rekomendācijas, kā arī citu valstu pieredzi līdzīgu reformu ieviešanā, ir izvirzīti vairāki būtiski pamatprincipi, kas ir jāņem vērā, definējot VPC izveides risinājumus: • esošo tehnoloģisko risinājumu iestrādņu tālāka attīstīšana kā viens no variantiem centralizācijas procesa virzīšanai, ja šim risinājumam ir ekonomisks pamatojums; • procesu standartizācija kā vienotu tehnoloģisko risinājumu virzītājspēks; • procesu nepārtrauktības nodrošināšana visos VPC izveides posmos; • procesu efektivitātes vadīta tiekšanās uz speciālistu centralizāciju VPC, distancējoties no zemāka līmeņa centralizācijas, piem., resoru līmenī. VPC izveidošana ietver izmaiņas līdzšinējo procesu organizācijā un pārvaldībā, procesos un datos, tehnoloģijās, kā arī politikās un normatīvajā ietvarā. Šīs dimensijas ir ņemtas vērā risinājumu definēšanā, kā arī to ieguvumu un trūkumu izvērtēšanā. 3. tabula. Risinājumu dimensiju apraksts Risinājumu dimensijasAprakstsOrganizācija un pārvaldība Ietver jautājumus, kuri skar VPC organizatorisko modeli un personāla vajadzības. Definējot potenciālos VPC izveides risinājumus, modelēti šādi aspekti:• sagaidāmais VPC organizatoriskais modelis (VPC kā esošās vai jaunas iestādes struktūrvienība, procesu un IS stratēģiskā pārziņa loma (IS ieviesējs, uzturētājs, attīstītājs)); • speciālistu pārņemšanas (pievienošanas VPC) tvērums, secība un ātrums (resoru mērogā) Procesi un dati Potenciālie VPC izveidošanas risinājumi modelēti, ņemot vērā:• procesu standartizāciju; • procesu centralizāciju; • u. c. Tehnoloģijas Ietver IS izvēli un attiecīgu integrāciju veidošanu, IS migrāciju un nepieciešamo tehnisko resursu apzināšanu.Politikas un normatīvais ietvars Ietver tādus jautājumus kā likumā noteikto deleģējumu, starpresoru sadarbību u. c. Definējot risinājumus, uzmanība vēršama uz potenciāliem ierobežojumiemPamatojoties uz iepriekšminētajiem VPC izveides pamatprincipiem un risinājumu definēšanas dimensijām, VPC izveidei ir izstrādāti divi risinājumi (sk.4. tabula. Risinājumi VPC izveidei). To ietvaros atšķirības paredzētas attiecībā uz tehnoloģiskajiem risinājumiem un procesu standartizācijas pieeju. Tajā pašā laikā risinājumi neparedz atšķirības organizācijas un pārvaldības aspektos, kā arī nav identificētas atšķirības juridiskajos jautājumos. Ņemot vērā, ka budžeta plānošanā un finanšu vadībā, cilvēkresursu vadībā un mācību un attīstības vadībā netiek vai minimāli tiek izmantotas IKT iespējas šo procesu nodrošināšanā un šobrīd nav alternatīvas valsts pārvaldē, kas būtu ieviestas lielam skaitam iestāžu, visos šajos procesos abos tālāk aprakstītajos risinājumos tiek piedāvāts ieviest jaunus IT risinājumus. Savukārt finanšu grāmatvedībā šobrīd 94% iestāžu lieto viena IT risinājuma atšķirīgas versijas. Tāpēc finanšu grāmatvedībā tiek piedāvāts ieviest jaunu vienotu IS vai esošās IS centralizāciju un procesu standartizāciju. 4. tabula. Risinājumi VPC izveidei 1.- VPC izveide bez pārejas posma notiek visu tvērumā esošo procesu standartizācija un vienotu, jaunu IS risinājumu ieviešana vienā posmā finanšu grāmatvedības un personāla lietvedības, budžeta plānošanas un finanšu vadības, cilvēkresursu vadības, mācību un attīstības jomā. Paredzēta speciālistu (grāmatvežu) centralizācija.2.VPC izveide ar pārejas posmu:- Finanšu grāmatvedības un personāla lietvedības jomā notiek procesu standartizācija un vienotu IS risinājumu ieviešana, izvēloties risinājumu, kas šobrīd ir 94% no iestādēm. Nākamajā posmā tiek izvērtēta jaunas sistēmas iegādes nepieciešamība. Paredzēta speciālistu (grāmatvežu) centralizācija. - Budžeta plānošanas un finanšu vadības jomā procesu standartizācija un vienoti risinājumi. - Cilvēkresursu vadības jomā procesu standartizācija un vienoti risinājumi. - Mācību un attīstības jomā procesu standartizācija un vienoti risinājumi. 1. risinājums. VPC izveide bez pārejas posma paredz visu tvērumā esošo procesu standartizāciju un vienotu, jaunu IS risinājumu ieviešanu vienā posmā. Risinājums paredz vienlaikus valsts pārvaldē standartizēt četrus iepriekš nestandartizētus vai daļēji (t.i., dažādā detalizācijas līmenī) standartizētus procesus. Tāpat tas paredz, ka gan iestādes, gan Valsts kase un Valsts kanceleja ievieš jaunas IS, kas rada nepieciešamību arī pārveidot visas esošās integrācijas ar citām iestāžu sistēmām. Balstoties uz augstāk norādītiem VPC izveides pamatprincipiem un ārvalstu pieredzes analīzi, risinājumā finanšu grāmatvedībā ir paredzēta speciālistu (grāmatvežu) centralizācija. Būtiskākais šī risinājuma trūkums finanšu grāmatvedībā ir tas, ka risinājums paildzina laiku, kas būtu nepieciešams, lai uzsāktu praktisku centralizāciju, jo sākotnēji būtu jāiepērk jauns risinājums, tādējādi efektivitāti iegūstot daudz ilgākā laika termiņā. Otrs būtisks aspekts ir, ka reformā jau ir paredzama ļoti komplicēta pārmaiņu vadība un gadījumā, ja maina gan sistēmu, gan centralizē grāmatvedības speciālistu darbu, riski ir ievērojami augstāki sekmīgai reformas ieviešanai un VPC izveidei. 2. risinājums. VPC izveide ar pārejas posmu paredz visu tvērumā esošo procesu standartizāciju un vienotu IS ieviešanu, taču šajā risinājumā tiek piedāvāts finanšu grāmatvedības un personāla lietvedības procesu centralizēt divos posmos. Pirmajā posmā tiek paredzēts ieviest vienu VPC Horizon instanci visiem resoriem, nodrošinot funkcionālos un nefunkcionālos uzlabojumus risinājumā, t.sk. paaugstinot digitalizācijas līmeni resoros, un veikt procesu un klasifikatoru standartizēšanu. Savukārt otrajā posmā, kad ir standartizēti visu resoru procesi, pēc nepieciešamības tiek veikts izvērtējums pārejai uz jaunu sistēmu. Horizon izvēle, kā viena no risinājumu diferencējošiem pamatelementiem pārejas posmā, sakņojas risinājumu definēšanas pamatprincipos: esošo tehnoloģisko risinājumu iestrādņu tālāka attīstīšana kā viens no variantiem centralizācijas procesa virzīšanai un iespēja iekļauties Centralizācijas reformas īstenošanas laika ietvarā. Balstoties uz augstāk norādītiem VPC izveides risinājumu pamatprincipiem un ārvalstu pieredzes analīzi, risinājumā finanšu grāmatvedībā ir paredzēta speciālistu (grāmatvežu) centralizācija. Balstoties uz risinājumu izmaksu un ieguvumu analīzi, risku novērtējumu un ietekmes novērtējumu, par labāko tiek rekomendēts 2. risinājums (sk. 5. tabula. Risinājumu salīdzinājums). 5. tabula. Risinājumu salīdzinājums Izmaksu un ieguvumu analīze Risku novērtējums (punkti) Ietekmes novērtējums (punkti) Iekšējās atdeves koeficients (IRR) Pašreizējā neto vērtība milj. EUR (pie 5% diskonta likmes) 1. risinājums 6,4% 5,5 51 27 2. risinājums 19,9% 44,2 31 17 Izdevīgs          Nav izdevīgs  Sk. 3. pielikumu: Risinājumu ietekmes un risku novērtējums. Tālākajās apakšnodaļās aprakstīta VPC izveides ceļa karte, kā arī organizatoriskie un juridiskie aspekti. IT risinājumi, sniegtie pakalpojumi un finansēšana apskatīta atsevišķās nodaļas par katru no VPC izveides iestādēm Valsts kanceleju un Valsts kasi. 3.1. Ceļa karte VPC izveidei un iestāžu pārejai Ceļa karte un rīcības plāns, t. sk. resoru un iestāžu pievienošanās plāns VPC, izstrādāts, pamatojoties uz spēkā esošajiem politikas plānošanas dokumentiem un Projekta ietvaros veiktās izpētes rezultātiem. 6. tabula. Ceļa kartes un rīcības plāna izstrādē izmantotā informācija Centralizācijas reformas īstenošanas un VPC izveides vīzija: ceļa kartes un rīcības plāna izveides pamatā ir informatīvajā ziņojumā15 iekļautā vīzija, kas nosaka arī sasniedzamos rezultātus līdz 2026. un 2031. gadam. Rīcības plāna laika rāmis ir pielāgots īstermiņa un ilgtermiņa rezultātu sasniegšanai:- 2026. gadā16 "Sāk darboties vienots risinājums un pakāpeniski tiek sākta tādu atbalsta funkciju kā grāmatvedības un cilvēkresursu pārvaldības centralizācija. Vismaz 15 % no kopējā darbinieku skaita tiešajā pārvaldē saņem centralizētus grāmatvedības un cilvēkresursu pārvaldības pakalpojumus no vienotā risinājuma pakalpojumu sniedzēja"; - 2026. gadā17 "Izveidota un ekspluatācijā esoša centralizēta atbalsta funkciju platforma". Izvēlētais risinājums vīzijas sasniegšanai: rīcības plāns paredz finanšu grāmatvedības un personāla lietvedības, budžeta plānošanas un finanšu vadības, cilvēkresursu vadības, mācību un attīstības procesu standartizāciju, vienotas IS ieviešanu visās iestādēs, kā arī speciālistu pārcelšanu (finanšu grāmatvedībā) no resoriem uz VPC. Rīcības plāna ietvaros piedāvātas konkrētas aktivitātes, lai nodrošinātu 2. risinājuma ieviešanu. Projekta ietvaros veiktās izpētes rezultātā identificētie izaicinājumi: rīcības plāna un laika grafika izstrādē ņemti vērā identificētie VPC izveides un resoru pārcelšanas ierobežojumi, kas izriet no Projektā veiktās izpētes.  Procesu un datu ierobežojumi: • iestādēs procesi ir pielāgoti specifiskām individuālajām iestādes vajadzībām, kas pagarina procesu standartizācijas gaitu; • procesu izpildē iesaistīti vairāku funkciju pārstāvji; • procesu izpildē dokumentu plūsma prevalē pār informācijas plūsmu; • būtiskas atšķirības resoru procesos var radīt novirzes no laika grafika. Tāpat jāņem vērā, ka šobrīd Valsts kasei ir 11 klienti18, bet nav izstrādāta standartizēta prakse uz nozaru specifiskajiem jautājumiem, līdz ar to procesu standartizācija var paņemt ilgāku laiku; Tehnoloģiskie ierobežojumi: • paaugstināti IKT infrastruktūras kiberdrošības draudi; • divas informācijas plūsmas: IS datu apmaiņa un e-pastu komunikācija; • datu sadrumstalotība un dublēšanās dažādās IS; • lietotāju manuālu darbību veikšana un datu apstrāde ārpus IS. Citi ierobežojumi: • centralizācijas stratēģiskā ietvara un rīcībpolitikas trūkums; • sadrumstalots normatīvais regulējums un atšķirīga interpretācija; • ar informācijas drošību un apriti saistītie ierobežojumi; • tiesisko attiecību izbeigšana atkarībā no nodarbinātā statusa un nodarbinātā pārcelšana. Identificētie riski rīcības plāna īstenošanai: identificēti VPC izveides un resoru pārcelšanas riski, kas ietekmē Reformas īstenošanu:Organizācijas un pārvaldības riski: • termiņu neievērošanas un rādītāju nesasniegšanas riski, ņemot vērā apjomīgu reformas tvērumu un ierobežotas iespējas paplašināt kapacitāti (t.sk., amata vietu); • pretestība pārmaiņām no resoru (iestāžu) puses, ieinteresētās puses var neatbalstīt VPC ieviešanu; • produktivitātes un komunikācijas pasliktināšanās VPC ieviešanas sākuma stadijā; • būtiskas atšķirības resoru procesos var radīt novirzes no laika grafika; • pastāv risks lielai darbinieku mainībai (t.sk., speciālisti var izvēlēties nepāriet uz VPC). Tāpat, pamatojoties uz AUS datiem vairāk nekā 40% grāmatvežu ir vecuma grupā virs 55 gadiem; • kompetentu ekspertu ierobežotas piesaistes iespējas. Procesu un datu riski: • apgrūtināta procesu nepārtrauktības nodrošināšana; • ilgstoša procesu standartizācija un harmonizācija; • procesu (pakalpojumu) kvalitātes kritums pārejas posmā; • VPC klientu zema motivācija nodrošināt kvalitatīvus datus, uzlabot savus iekšējos procesus un sadarbību ar VPC. Tehnoloģijas (IS risinājumi): • Attiecībā uz budžeta plānošanas un finanšu vadības risinājumu pastāv šādi riski: o ņemot vērā, ka valstī 10 no 14 resoriem jau ir iestrādnes budžeta plānošanas risinājumos (divos dažādos risinājumos), tad atklāta konkursa rezultātā pastāv risks, ka, ejot uz vienoto risinājumu, šīs izstrādnes vairs netiks izmantotas vai tiks izmantotas daļēji, kas rada risku, ka līdz šim ieguldītie līdzekļi netiks izmantoti; o valstī nav izstrādāta prakse sistēmu pārņemšanā starp resoriem, kā arī to var apgrūtināt jau līdz šim noslēgtie līgumi, kas rada risku uz neiespējamu sistēmu pārņemšanu pat gadījumos, ja tas, ieviešot risinājumu, būtu loģiski pamatojams. o iepirkuma procedūras (atklāta konkursa) laikā pastāv augsti riski uz pārsūdzībām, kas var ietekmēt ANM mērķu sasniegšanu un termiņu ievērošanu. • Attiecībā uz finanšu grāmatvedības un personāla lietvedības risinājumu: o ņemot vērā, ka šobrīd tikai teorētiski var novērtēt sistēmas veiktspējas, funkcionalitātes un citas iespējas, tad pastāv risks, ka, praktiski pārņemot lielu apjomu resorus, var atklāties ierobežojumi, kas kavē resoru pārņemšanu vai tiek identificēta tā kā neiespējama uz esošo risinājumu. o ņemot vērā, ka šobrīd ir ļoti atšķirīga prakse Horizon izmantošanā un centralizācijas pakāpē resoros, kā arī to, ka centralizācijas reformas tvērumā plānots uzsākt centralizāciju valsts tiešās pārvaldes iestādēm, tad pastāv risks, ka resoram paliek nepieciešamība uzturēt esošo finanšu grāmatvedības sistēmu, kas atbalsta grāmatvedību, kas nav tiešās pārvaldes iestādēm. Šobrīd nav pieejami dati par tik detalizētām izmaksām, kas ļautu modelēt izmaksu apjomu; o balstoties uz SIA PricewaterhouseCoopers analīzi, šobrīd netiek ieteikts iet uz jaunu grāmatvedības un personāla lietvedības sistēmu, bet ieguldīt līdzekļus Horizon/Hop pilnveidē, lai paaugstinātu automatizācijas pakāpi, kā arī nodrošinātu citus drošības, nefunkcionālos uzlabojumus. Tomēr jāņem vērā, ka valstij nepieder autortiesības uz izmaiņu programmatūras kodu, kā arī to, ka izstrādnes var pasūtīt tikai ražotājam. Attiecīgi, VARAM atbalstot un MK stratēģiski pieņemot lēmumu par centralizācijas risinājumu, jāņem vērā augstāk minētie negatīvie aspekti • citi riski: o atkarība no viena piegādātāja; o tirgus negodprātīgas konkurences riski, ko finansējuma saņēmējs nevar ietekmēt; o izstrādātāju kapacitātes un darbinieku mainības risks projekta ieviešanas laikā, kas var būtiski aizkavēt termiņus un rada riskus kvalitātei; o jaunu IS pilnīga ieviešana aizņem ilgāku laiku, prasa lielākus finanšu un cilvēkresursu ieguldījumus. Finanšu riski: • finanšu resursi VPC ieviešanas pirmajam posmam līdz 2026. gadam pieejami daļējā apmērā; • nepietiekama budžeta pārdale centralizēta grāmatvedības uzskaites pakalpojuma un platformas nodrošināšanai; • iepirkumu rezultāti var radīt būtiskas izmaiņas finanšu plānā; • IT un citu izmaksu pieauguma risks var ietekmēt realizāciju, īpaši ņemot vērā, ka tuvākajos gados vienlaicīgi valstī tiks īstenots liels apjoms IT projektu. Normatīvā regulējuma riski: • nesavlaicīgi veikta normatīvajos tiesību aktos nepieciešamo grozījumu identifikācija un normatīvo iniciatīvu virzība, lai uzsāktu risinājuma ekspluatāciju. Ņemot vērā iepriekš minēto informāciju, izveidota ceļa karte VPC izveidei. 13. attēls. Ceļa karte VPC izveidei. Detalizētu provizorisko rīcības plānu skatīt 4. pielikumā: Provizoriskais rīcības plāns, kur izvērstā veidā apkopotas būtiskākās nepieciešamās aktivitātes, atbildīgās iestādes, laika rāmis. Resoru pievienošanās plāns ietver visas centralizācijas tvēruma iestādes Resoru pievienošanās VPC paredz vairāku secīgu darbību veikšanu, kuru rezultātā resors no VPC sāks saņemt grāmatvedības uzskaites pakalpojumu. Resoru pievienošanās VPC ir paredzēta laika posmā no 2023. līdz 2030. gadam, ņemot vērā, identificētos riskus un ierobežojumus. Resoru pārņemšanas prioritātes un secības noteikšanu SIA PricewaterhouseCoopers veica, izmantojot divu soļu pieeju (sk. 7. tabula. Resoru pievienošanās plāna posmi). 7. tabula. Resoru pievienošanās plāna posmi Resoru pievienošanās plāns20232026 20272030 1 ANM projekta posmam izvēlētie resori 2 Pārējie resoriANM projekta posmam pārnesei uz VPC tiek izvēlēti resori, izvērtējot resoru prioritāti un nozīmīgumu definēto centralizācijas mērķu sasniegšanai. Pārējie resori tiek izvērtēti un secīgi sakārtoti saskaņā ar noteikto kritēriju rezultātiem un no tā izrietošiem resoru rangiem.Pirmajā solī (2023. 2026. gadā) tiek izvēlēti resori, kuri tiks pārcelti uz VPC Eiropas Savienības ANM plāna 2. komponentes "Digitālā transformācija" 2.1. reformu un investīciju virziena 2.1.2. r. "Valsts IKT resursu izmantošanas efektivitātes un sadarbspējas paaugstināšana", investīcijas 2.1.2.1.i projekta "Valsts pārvaldes vienota valsts finanšu resursu plānošana un pārvaldības grāmatvedības pakalpojumu nodrošinājums, vienotās resursu vadības ieviešana" ietvaros. Noteicošā ANM plāna rezultatīvā rādītāja sasniegšanai nepieciešams nodrošināt, ka VPC līdz 31.08.2026. apkalpo 15% tiešās valsts pārvaldes iestāžu darbinieku. SIA PricewaterhouseCoopers rekomendē līdz 2026. gadam pārcelt trīs resorus ar darbinieku skaitu, kas nodrošinās mērķa sasniegšanu, VM, ZM un VARAM. Otrajā solī (2027. 2030. gadā) paredzēts centralizēt pārējo resoru grāmatvedības uzskaiti, nosakot resoru pārņemšanas secību. Resoru izvērtējuma pamatā tika izmantoti septiņi kritēriji, kuru raksturojums ir apkopots 8. tabulā. 8. tabula. Kritēriju raksturojums Kritērijs Apraksts Iestāžu skaits Kritērijs indikatīvi parāda potenciālo darba apjomu pārņemšanas procesā. Darbinieku skaits (amata vietas)Kritērijs parāda nepieciešamo apmācību un lietotāju atbalsta apjomu no VPC puses, kas ir jānodrošina attiecīgā resora pārņemšanas un uzturēšanas procesā. Grāmatvežu skaits (amata vietas)Kritērijs parāda darbinieku un darba apjoma pārņemšanas apjomu. Darbinieki uz grāmatvedi Kritērijs parāda uzlabojuma potenciālu (sliktāks rādītājs izvērtējuma veikšanas brīdī nozīmē lielāku ieguvuma potenciālu). Tehniskā sarežģītība Kritērijs parāda resoru IS tehnisko sarežģītību (integrāciju skaits finanšu grāmatvedībā, personāla lietvedībā, budžeta plānošanā un finanšu vadībā, cilvēkresursu procesu IS). Juridiskie ierobežojumi Kritērijs parāda, vai pastāv juridiskie ierobežojumi, kas ietekmē finanšu grāmatvedības, personāla lietvedības, budžeta plānošanas un finanšu vadības, cilvēkresursu procesu pakalpojumu nodrošināšanu iestādēm no nākotnes VPC. IS decentralizācija Kritērijs parāda, vai ar procesiem saistošās IS izpētes brīdī ir centralizētas vai decentralizētas resora ietvaros. Izvērtējumā tika noteikta katra resora pārņemšanas skaitliskā vērtība jeb rangs. Ņemot vērā, ka ANM projekta posmam izvēlēto resoru grāmatvedības uzskaite tiek pārcelta uz VPC līdz 2026. gada beigām, pārējie ir sakārtoti saskaņā ar iegūtajiem rangiem, izņemot Iekšlietu ministrijas resors, kurš pēc sarežģītības un apjoma būtu pārceļams prioritāri. Tiek pieņemts, ka resoru pievienošanai pa gadiem jānotiek vienmērīgi, ievērojot resoru kopējo darbinieku skaitu (sk. 9. tabula. Resoru pievienošanās prioritāte un plāns). 9. tabula. Resoru pievienošanās prioritāte un plāns Resors Amata vietu skaits (2021. gada AUS dati)Apkalpotie darbinieki (kumulatīvi)Resora pārneses sarežģītības gala rangs19Uzsākta sadarbība funkcijas centralizācijai VPC20Gads, kurā resors pievienojas VPCFM, MP21 SEPLP, NEPLP224692 8,1% - - - VM 4 728 16,3% Prioritārais 2023 III cet.2025 ZM 2 441 20,5% Prioritārais 2023 III cet.2025 VARAM23945 22,1% Prioritārais 20252026 IEM 12 555 43,8% Prioritārais 2026 III cet.2028 SM 274 44,3% 3 20282029 AM24576 45,2% 4 20282029 KM 3 390 51,1% 5 20282029EM 1 161 53,1% 7 20282029 LM 5 191 62,1% 9 20282029 IZM 4 891 70,5% 820292030 TM 5 722 80,4% 10 20292030AIM 9 065 96,0% 11 20302031 Neatkarīgās iestādes2 240 99,9% 10 20302031 MK67 100,0% - 20302031 Pavisam 57 943 Tiek rekomendēts, ka neatkarīgās iestādes (t.sk. Tiesu administrācija kā apgabaltiesu un rajonu (pilsētu tiesu) grāmatvedības uzskaites nodrošinātājs) pievienojas VPC pēc pašu iniciatīvas pakāpeniski līdz 2030. gadam, vienojoties ar pakalpojuma sniedzēju par pakalpojuma uzsākšanas laiku, apjomu un izmaksu modeli. Atsevišķu MK pārraudzības iestāžu pievienošana - Satversmes aizsardzības birojs, Korupcijas novēršanas un apkarošanas birojs, tiks izvērtēta atsevišķi līdz 2030. gadam. Finanšu izlūkošanas dienesta pievienošana tiks izvērtēta 2026.gadā, uzsākot sadarbību ar Iekšlietu ministriju par finanšu grāmatvedības centralizāciju, ņemot vērā, ka iestādes finanšu grāmatvedības uzskaiti šobrīd nodrošina Iekšlietu ministrija. 3.2. Organizatoriskais modelis Konsultantu rekomendācija no 2023. gada līdz 2030. gadam, kad ir pabeigta visu resoru pievienošana, ieviest organizatorisko modeli, kas sastāv no: • Valsts kases un Valsts kancelejas, kuru esošajās struktūrās tiek integrētas plānotās VPC funkcijas mērķis ir nodrošināt centralizētus atbalsta pakalpojumus tiešās valsts pārvaldes iestādēm, stratēģiski pārvaldīt procesu standartizāciju, vienotas IS ieviešanu un nodarbināto pārcelšanu uz VPC (finanšu grāmatvedības procesa gadījumā), lai veicinātu efektivitāti, digitalizāciju un valsts līdzekļu optimālu izlietojumu. • VPC padome mērķis ir veicināt sadarbību starp atbalsta funkciju īstenošanā iesaistītajām iestādēm un nodrošināt procesu pārvaldību, t. sk. apstiprināt standartizētus procesus/algoritmus, mazinot procesu atšķirības, riskus robotizācijas potenciālam. Padomes izveides pilnvarojumu nosakot atbilstošā tiesību aktā. Pēc rekomendētā organizatoriskā modeļa ieviešanas nepieciešams izvērtēt turpmāku VPC organizatorisko modeli un struktūru, tai skaitā, vērtējot nepieciešamību VPC izveidot par atsevišķu tiešās pārvaldes iestādi25 (pārņemot attiecīgās funkcijas no Valsts kancelejas un Valsts kases), kas nodrošina pakalpojumu valsts pārvaldes iestādēm. Vienlaikus iegūtā pieredze ļaus nākotnē pārskatīt arī citu atbalsta funkciju centralizāciju valsts pārvaldē, potenciāli paplašinot VPC darbības jomu un piedāvājot valsts pārvaldes iestādēm arī citus efektīvus un kvalitatīvus uz klientu orientētus pakalpojumus. Jomas, kurās būtu nākotnē attīstāma VPC darbība, būtu iepirkumu organizēšana, IKT pakalpojumu attīstība un citu valsts mēroga prioritāru pakalpojumu centralizācija, taču jāņem vērā, ka pirms citu pakalpojumu centralizācijas būtu jāveic to analīze un jāizvērtē ieguvumi no šo procesu centralizācijas. 3.3. Juridiskais modelis VPC izveidei un darbības uzsākšanai nepieciešami grozījumi normatīvajos aktos VPC izveidei un pakalpojuma sniegšanai nepieciešams specifisks un konkrēts likuma ietvars, tādējādi nepieciešams veikt grozījumus Likumā par budžetu un finanšu vadību (FM, Valsts kase) un Valsts pārvaldes iekārtas likumā (Valsts kanceleja), lai piešķirtu deleģējumu Valsts kasei un Valsts kancelejai VPC izveidei un darbības nodrošināšanai, t. sk. MK noteikumu izstrādei. Grozījumi Likumā par budžetu un finanšu vadību ir jāveic nosakot, ka Valsts kase sniedz grāmatvedības uzskaites pakalpojumu, kā arī uztur un darbina centralizētas grāmatvedības un personāla lietvedības, budžeta plānošanas un finanšu vadības risinājumu platformu, atbilstoši MK noteiktajai kārtībai. Savukārt grozījumi Valsts pārvaldes iekārtas likumā būtu jāveic 26. panta piektajā daļā nosakot, ka Valsts kanceleja sniedz arī VPC Cilvēkresursu pakalpojumus un nodrošina Cilvēkresursu informācijas sistēmu atbilstoši MK noteiktajai kārtībai. Vienlaikus, lai nodrošinātu centralizēto pakalpojumus sniegšanu, kas pēc mērķa balstīta uz standartizētu pakalpojumu sniegšanu, nepieciešams pārskatīt un grozīt attiecīgos normatīvos aktus, kā arī izstrādāt pakalpojumu/procesu instrukcijas vai citus tiesību aktus. Projekta ietvaros SIA PricewaterhouseCoopers identificējis normatīvo aktu sarakstu, kuros var būt nepieciešami grozījumi VPC izveidei un centralizēto procesu nodrošināšanai, vienlaikus sadarbības procesā ar resoriem var tik identificēti citi normatīvie akti, kuros būs nepieciešami grozījumi. VPC darbības īstenošanai un pakalpojumu sniegšanai nepieciešams izstrādāt jaunu normatīvo regulējumu Nepieciešams izstrādāt jaunu tiesību akta projektu (Ministru kabineta noteikumus) par VPC darbību, sniegto pakalpojumu saņemšanas brīdi, procesu kontroli, savstarpējās sadarbības principiem, atbalstu, pienākumiem, noteikt atbildīgos subjektus. Tādējādi tiktu radīta skaidra un pārskatāma kārtība VPC darbībai, vienlaikus veidojot centralizētu mehānismu. Izstrādātie MK noteikumi un citi izstrādātie tiesību akti aizvietos sadarbības līguma vai starpresoru vienošanās par pakalpojuma sniegšanu slēgšanu (pakalpojumu līmeņa vienošanos (angļu val. Service Level Agreement)), tādējādi tiks samazināts administratīvais slogs vairāku simtu līgumu noslēgšanā un izmaiņu veikšanā tajos. 3.4. VPC izveide Valsts kancelejā VPC kopīgais mērķis ir nodrošināt centralizētus valsts pārvaldes atbalsta pakalpojumus valsts pārvaldes iestādēm, lai veicinātu efektivitāti, digitalizāciju un valsts līdzekļu optimālu izlietojumu. Paredzams, ka Valsts kanceleja sadarbībā ar VAS iestādēm nodrošinās IS, kas piedāvās standartizētus procesus cilvēkresursu vadībā, kā arī mācību un attīstības organizēšanā un plānošanā iestādēs. Plānots, ka Valsts kancelejas administrētā cilvēkresursu vadības IS ļaus iestāžu cilvēkresursu vadības speciālistiem digitāli organizēt tādus procesus kā darba snieguma vadību, pieņemšanu darbā un adaptāciju, atlīdzības un labumu pārvaldību, kā arī cilvēkresursu stratēģisko pārvaldību. Savukārt VAS administrētā mācību un attīstības sistēma nodrošinās vairāku līmeņu (valsts pārvaldes, resoru, iestāžu, profesionālo grupu) mācību platformu darbinieku prasmju pilnveidošanai un kompetenču attīstīšanai. 3.4.1. IT risinājumi Cilvēkresursu vadība vienots risinājums valsts pārvaldei Cilvēkresursu vadības procesu īstenošanai nepieciešams ieviest jaunu cilvēkresursu vadības IS un tās pamatdarbības kodolu procesu īstenošanai (core HR). Lai mazinātu riskus jaunas IS ieviešanā, VPC projektā tiks iegādāts jau tirgū eksistējošs un darbspēju pierādījis produkts, kuru būtu nepieciešams pielāgot, bet ne programmēt procesus no jauna. Jaunā IS tiks iegādāta atklātā konkursā. Cilvēkresursu vadības sistēma un tās pašapkalpošanās portāls nodrošinās vairākus moduļus dažādām valsts pārvaldes cilvēkresursu vadības procesa vajadzībām. IS minimālās funkcionalitātes prasības, kas tiks nodrošinātas, ir uzskaitītas tabulā "Cilvēkresursu vadības sistēmas moduļi" (sk. 10. tabula. Cilvēkresursu vadības sistēmas moduļi). 10. tabula. Cilvēkresursu vadības sistēmas moduļi Sistēmas modulis  Funkcionalitātes apraksts  Personāla atlase  Modulim jānodrošina automatizēts personāla atlases process, iekļaujot moduļus sludinājumu sagatavošanai un publicēšanai, komunikācijas vadībai ar kandidātiem un Valsts kancelejā, piemēram, saņemot vai nosūtot automātiskus paziņojumus par pieteikuma saņemšanu. Sistēmai jānodrošina iespēja konfigurēt procesu soļus tā, lai visas atlases projektā iesaistītās personas savā e-pastā saņem paziņojumu par jaunu kandidāta pieteikumu, tiklīdz kandidāts aizpildījis anketu. Pieteikumu iespējams uzreiz novērtēt un komentēt, kā arī strukturēt ar anketas palīdzību, nodrošinot automātisku pieteikumu šķirošanu pēc valsts pārvaldei svarīgiem kritērijiem. Kopumā modulim jānodrošina pilnībā digitalizēti un automatizēti atlases procesi, proti, nodrošinot automatizētu sludinājumu izvietošanu, kandidātu datu apstrādi un komunikāciju, lēmumu pieņemšanas procesus Darbā ievadīšana  Modulim jānodrošina digitalizēti un automatizēti darbā ievadīšanas procesi, kas saistīti ar digitālas ievadprogrammas izveidi, kurā ietilpst arī rokasgrāmata, darba instrukcijas, t.sk. normatīvajos aktos noteiktos obligāti apgūstamos kursus, prezentācija par jauno darba vietu, mentoringa programma un valsts pārvaldē strādājošiem obligāti apgūstami kursi. Paredzams, ka sistēma nodrošinās tikai struktūru, lai iestādes var veiksmīgāk organizēt darbā ievadīšanas procesu, taču saturu katra iestāde varēs pielāgot savām individuālajām vajadzībām un specifikai, t.sk., pievienot tikai resoram vai iestādei raksturīgus kursus.Darba snieguma vadība  Modulim jānodrošina iespēja pievienot mērķus, tos kaskadējot no organizācijas līmeņa uz struktūrvienībām un konkrētiem darbiniekiem. Mērķiem jānodrošina iespēja veidot apakšuzdevumus, pievienot termiņus un izpildes procentuālo vērtību dažādās kategorijās. Modulim jānodrošina dažādu novērtēšanas ciklu un vērtētāju pievienošana, darbinieku iesaistes aptaujas, atgriezeniskā saite par sevi, vadītāju un organizāciju kopumā, kā arī kolēģu savstarpējā novērtēšana. Kopumā modulim jānodrošina pārskatāms iesaistes novērtējums un tendences.  Modulim jānodrošina darbinieku snieguma darbības rādītāji (KPI) un mērķu un galveno rezultātu (Objectives and key results, OKR) novērtēšanas sistēmas, administrēšanas un vadības risinājumi  Iekšējā komunikācija  Modulim jānodrošina iekšējās informācijas aprite, automatizēta informācijas plūsma un komunikācijas kanālu atbilstība Vispārīgajai datu aizsardzības regulai. Būtiska uzmanība sistēmā jāpievērš personas datu aizsardzībai un datu atkārtotai izmantošanai, ja kandidāts šādu atļauju ir devis, proti, jābūt pieejamai datubāzei, kas Valsts kancelejai ir pieejama tad, ja tā vēlas kandidātam piedāvāt vakanci kādā no nākamajiem atlases projektiem. Sistēmai jānodrošina Vispārīgās datu aizsardzības regulas prasības, proti, jānodrošina kandidātam iespēja sniegt savu piekrišanu datu uzglabāšanai un noteikt, ka dati nav pieejami personām, kas tos nedrīkstētu redzēt, un tiek dzēsti atbilstoši Latvijas normatīvajos aktos noteiktajiem termiņiem  Aptaujas, iesaiste un motivācija  Modulim jānodrošina automatizēta un centralizēta darbinieku aptauju izveide.  Modulim jānodrošina risinājumi darbinieku iesaistei un motivācijai, darbinieku labumu vadībai un administrēšanai  Atlīdzības un labumu pārvaldība  Modulim jānodrošina iespēja darba samaksas izmaiņu plānošana darbiniekiem, lai pieņemtu darbā, noturētu vai piešķirtu bonusus, iekļaujot vienu vai vairākus kompensācijas veidus.  Karjeras plānošana  Modulim jānodrošina iespēja izveidot valsts pārvaldes darbinieku karjeras pārskatus dažādās dimensijās, kā arī salīdzināt darba sniegumu un attēlot kolēģu/ vadītāju novērtējumu. Modulim jānodrošina informācija par darbinieku aktuālajiem personāla datiem, pakļautību, vēsturiskajiem datiem iestādē, kā arī katra amata veikšanai nepieciešamajām kompetencēm. Atbilstoši labai praksei karjeras plānam jābūt savienojamam ar mācību un sniegumu vadības moduļiem, nodrošinot vienotu talantu vadības procesu, bez liekām darbībām un informācijas vairākkārtīgas ievades Pēctecība  Modulim jānodrošina pārskats par darbiniekiem ar augstu attīstības potenciālu, kā arī potenciālie riski kompetenču un iestādes darbībai svarīgu amatu iztrūkumam nākotnē. Izmantojot talantu atlasi un detalizētus meklēšanas kritērijus, jānodrošina iespēja atlasīt valsts pārvaldes darbiniekus, kas ir piemērotākie nepieciešamajiem amatiem  Core HR un datu analīzes rīki   Modulim jānodrošina darbinieku aktuālāko datu pieejamība, digitalizējot cilvēkresursu vadības pamatprocesus, t. sk. nodrošinot šo datu uzglabāšanu vienotā datubāzē.  Pieejamajiem datiem jābūt viegli analizējamiem, izmantojot sistēmā jau integrētu BI rīkuMācības un attīstība vienots risinājums Mācīšanās un attīstības vadības risinājumam jānodrošina platforma, kurā bāzēta e-izglītības vide, lai veidotu efektīvu un dinamisku valsts pārvaldes darbinieku mācību sistēmu, nodrošinot ērtu un efektīvu mācību un zināšanu pārbaudes procesu darbiniekiem, kā arī palīdzot organizēt VAS darbu. Mācīšanās un attīstības vadības sistēmā e-videi jānodrošina iespēja ievietot daudzveidīgus mācību materiālus, kā arī veidot dažādas formas pārbaudes un pašpārbaudes darbus, veicot interaktīva mācību satura izstrādi un integrēšanu. Tas palīdzētu nodrošināt efektīvu mācību procesu, kā arī teorijas un prakses harmonizāciju. Sistēmai jānodrošina vismaz šādi moduļi: lietotāju pārvaldība, mācību pārvaldība, mācību procesa nodrošināšana, e-mācību modulis un tiešsaistes mācības, atskaišu veidošanas un komunikācijas modulis. Šiem moduļiem ir jābūt pielāgojamiem atbilstoši resoru un iestāžu funkcionālajām un administrēšanas vajadzībām. Papildus sistēmai jānodrošina informācijas ievadīšana par darbinieku izglītību, apmeklētajiem kursiem, iegūtajiem sertifikātiem, kā arī automātiski paziņojumi par to termiņu beigām. Sistēmai jānodrošina funkcionalitāte mācību vajadzību identificēšanai, darbinieku un vadītāju apmācību plānošanai, īstenošanai un vadīšanai. Kopumā mācīšanās un attīstības vadības risinājumam jānodrošina šādas būtiskākās funkcionalitātes: • iebūvēts multimediju rīks satura izveides ērtībai; • personalizēta mācību pieredze; • novērtēšanas un sertifikācijas iespējas; • interaktīvās video iespējas; • lietotājam draudzīga vide un dizains; • integrācija ar cilvēkresursu vadības sistēmu. 3.4.2. Finansēšanas modelis Optimālākais VPC finansēšanas modelis paredz valsts budžeta finansējuma palielināšanu Valsts kancelejai un VAS, kā arī citu finansējuma avotu. Paredzams, ka periodā no 2023. līdz 2026. gadam, VPC izveides izmaksas balstīsies uz ANM finansējumu. Šis finansējums tiks izlietots cilvēkresursu vadības IS un mācību un attīstības IS ieviešanai, to nepieciešamajām konfigurācijām un izdevumu segšanai, kas radīsies, resoriem pievienojoties jaunajām IS ANM projekta perioda ietvaros. Savukārt konsultantu rekomendētais optimālais finansēšanas modelis pēc 2026. gada, ņemot vērā centralizācijas tvērumu un rekomendēto organizatorisko modeli cilvēkresursu vadībai un mācību un attīstības vadībai, paredz divas budžeta komponentes: • Finansējuma palielināšana Valsts kancelejai un VAS paredz izmaksu pozīcijas personāla vajadzību, IS uzturēšanas, ikgadējo licenču un apkalpošanas izdevumu segšanai, kuras radīsies centralizācijas reformas īstenošanas gaitā. Minēto finansējumu Valsts kanceleja un VAS pieprasīs valsts budžetā pēc ANM perioda beigām normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā. Pieprasāmais finansējuma apjoms ir pārvērtējams pie katra konkrētā resora pārņemšanas, attiecīgi palielinot to atbilstoši VPC apkalpoto darbinieku skaitam. Valsts budžeta finansējums būtu piešķirams centralizēti Valsts kancelejai un VAS, jo tādā veidā būtu iespējams vienkāršot maksājumu administrēšanas procesu, kā arī nodrošināt atbilstošu pakalpojuma sniedzēja (VPC) un saņēmēja motivāciju; • Citi finansējuma avoti paredz papildu finansējumu centralizācijas reformas izdevumu segšanai (atbilstoši nepieciešamībai). Periodā no 2023. gada līdz 2026. gadam projekta īstenošanai tiks piesaistīts ANM finansējums. Vienlaikus tiek paredzēta iespēja projekta pilnīgai ieviešanai, lai nosegtu visas tiešās pārvaldes iestādes, piesaistīt papildu finansējumu nākamajā ES fondu plānošanas periodā, kas būtu jāvērtē pie nākamā plānošanas perioda Darbības programmas izstrādes. Lai nodrošinātu pārējo resoru pārņemšu un segtu to pārņemšanas izmaksas pēc 2026. gada, būs nepieciešams piesaistīt nākamā ES fondu plānošanas perioda finansējumu vai radušās izmaksas segt no valsts budžeta. IS koplietošana un atbalsta funkciju centralizēta nodrošināšana ir finansiāli un administratīvi efektīvākais veids šāda pakalpojumu nodrošināšanā, kas atbilst arī plānošanas dokumentos noteiktajām prioritātēm26. Tādēļ cilvēkresursu vadības un mācību un attīstības IS uzturēšanu tiek rekomendēts veikt centralizēti no valsts budžeta līdzekļiem. Šāda pieeja nodrošinātu ne tikai administratīvi efektīvāko uzturēšanas modeli, jo iestādēm nebūtu par pakalpojumiem jānorēķinās savā starpā, bet arī to, ka plānotie pakalpojumi visām iestādēm nodrošinātu vienādas IS funkcijas. Centralizēta budžeta piešķiršana samazina izmaksas gan uzturēšanai, gan iespējamiem IS uzlabojumiem nākotnē. Koplietojot risinājumu, tiktu samazināts laiks, kas būtu nepieciešams, lai risinātu sistēmas drošības jautājumus vai darbības traucējumus, jo minētās problēmas būtu jārisina vienotā risinājumā. 3.5. VPC izveide Valsts kasē 3.5.1. IT risinājumi Finanšu grāmatvedībā vienots risinājums Horizon ir visplašāk izmantotā resursu vadības sistēma valsts pārvaldē, kas nodrošina finanšu grāmatvedības un personāla lietvedības procesiem nepieciešamo IT atbalstu. Sistēmā tiek izmantots atbalsts personāla procesu administrēšanai dažādi atlīdzības aprēķina procesi, personāla uzskaite, darbinieku pašapkalpošanās portāls, kā arī atbalsts pamatdarbības procesiem, padziļinātas uzskaites dimensijas un datu analītika. Sadarbībā ar SIA PricewaterhouseCoopers ekspertiem izvērtēti esošā risinājuma trūkumi, jaunu risinājumu iespējas un ieguvumi un secināts, ka valsts līmenī šobrīd nav ekonomiski pamatoti uzsākt jauna IT risinājuma iegādi. Savukārt ļoti būtiski ir veidot risinājumu ar vienotām datu struktūrām, klasifikatoriem, plūsmām, algoritmiem, izmantotajiem moduļiem utt., kas veicinātu standartizāciju (nākotnē attīstot arī robotizācijas iespējas), digitālo transformāciju un datu tālākizmantošanas iespējas. Pie resoru centralizācijas sadarbībā ar resoru pārstāvjiem vērtējamas esošās integrācijas, lai nezaudētu būtiskus biznesa procesu atbalstus t.i., nepieciešamības gadījumā investējot integrāciju pārbūvē. Lai ieviestu centralizētu Horizon/Hop risinājumu, nepieciešamas investīcijas vairākās jomās, piemēram: • resoriem, kuriem šobrīd ir zemāks digitalizācijas līmenis (piemēram, nav ieviesta atvaļinājuma pieteikšanas iespēja, autotransporta modulis, komandējumu pieteikšanas iespēja pašapkalpošanas vidē) būs nepieciešamas licences, lai ieviestu un uzturētu moduļus; • ņemot vērā mērogojamību/lielo lietotāju apjomu, nepieciešamas investīcijas optimālas lietotāju pārvaldības izveidē, kā arī ieguldījumus citās sistēmas nefunkcionālās jomās (drošības, veiktspējas jomās utt.); • investīcijas funkcionalitātes uzlabojumos, lai iespējami ātrāk aizstātu manuālu darbu, veidojot efektīvus procesus, un būtu iespējams iegūt slodžu ietaupījumu. Vienota risinājuma veidošana novērstu konstatētos trūkumus kad katrs resors atsevišķi pasūta līdzīga veida izstrādnes, tādējādi kopumā samaksājot vairāk nekā, ja to darītu centralizēti; atšķirīgu digitalizācijas līmeni resoros, kas bijis atkarīgs no pieejamiem resursiem (finansējums, cilvēkresursi). Lai nodrošinātu iepriekš minēto, būtisks darbs tuvākajos gados ir jāiegulda tieši procesu, klasifikatoru, algoritmu, plūsmu sakārtošanā un datu migrācijā (no resoru risinājumiem uz centralizēto). Savukārt, kā norāda SIA PricewaterhouseCoopers, kad šāds būtisks posms būtu veikts, iespējams izskatīt un pārvērtēt citus IT risinājumus, ja tehnoloģiju vai procesu attīstības rezultātā tiek secināts, ka nepieciešamas jaunas būtiskas funkcionalitātes vai tiek konstatēti trūkumi, kas neatbilst tā brīža prasībām, sistēmu nefunkcionālā jomā (piemēram, drošības, veiktspējas jomā utt.). Budžeta plānošanas un finanšu vadībā vienots risinājums Balstoties uz veikto analīzi, secināts, ka lielāko ieguvumu sniedz vienota IT risinājuma izveide, kas atbalsta visus ar finanšu vadību saistītos procesus, un kuros piedalās visi procesu dalībnieki: 1) valsts līmeņa budžeta plānošana, kontrole un izpilde izmanto FM, resori/iestādes vidēja termiņa budžeta plānošanai, apropriāciju izmaiņu vadībai, budžeta kontrolei un budžeta izpildei; 2) iestādes/resora līmeņa budžeta plānošana, kontrole un izpilde (VPC pakalpojums) - izmanto resoros/iestādēs strādājošie finansisti daudz detalizētākai kārtējā gada budžeta plānošanai vadībai un kontrolei. Resoriem, kuriem jau ir iestrādnes IT risinājumos, kādā no minētajiem posmiem notiks resora risinājuma pārņemšana vai integrācija. Katrs gadījums vērtējams individuāli (t. sk. gan no juridiskajiem, gan finanšu aspektiem). Pamatojoties uz analīzi, secināts, ka 10 no 14 resoriem ir dažādas iestrādnes kārtējā gada budžeta plānošanā un izpildes vadībā divos atšķirīgos IT risinājumos. Pilnveidojot IT risinājumus, maksimāli jāautomatizē arī uzskaite, nodrošinot integrētu pieeju iespējami plašākiem pārskatu un atskaišu veidiem, nodrošinot lielāku pārskatāmību visām procesā iesaistītajām pusēm un samazinātu administratīvo slogu. Būtisks virziens Latvijā turpmākā budžeta plānošanas un izpildes procesu vadības sistēmas pilnveides koncepcijā ir ieņēmumu un izdevumu plānošana un uzskaite pēc uzkrāšanas principa. Ilgtermiņā, mainoties principiem un normatīvajiem aktiem, būs nepieciešama IT risinājumu pielāgošana. 3.5.2. Valsts kases pakalpojumi VPC ietvaros Valsts kase ilgtermiņā veidotu šādu pakalpojumu grozu tiešās pārvaldes iestādēm, kas finanšu grāmatvedību saņems centralizēti: 14. attēls. Valsts kases pakalpojumi VPC Grāmatvedības uzskaites pakalpojums (saskaņā ar piedāvāto risinājumu ilgtermiņā visiem resoriem un neatkarīgajām iestādēm). Zemāk attēlots VPC un klienta savstarpējās sadarbības modelis grāmatvedības uzskaites pakalpojuma ietvaros: 15. attēls. Sadarbības modelis grāmatvedības uzskaites pakalpojuma nodrošināšanai Detalizētākas pakalpojumu robežas un sadarbības procesi Projekta ietvaros sadarbībā ar resoru pārstāvjiem tika veidoti SIA PricewaterhouseCoopers darbnīcās. Pakalpojums ietver pilna cikla grāmatvedības uzskaiti, izņemot grāmatvedības uzskaites ietvaros radušos fizisko lietu lietvedības dokumentu kārtošanu, kuru katra iestāde veic atsevišķi. Pakalpojums tiks regulēts izstrādātajos MK noteikumos par VPC darbību un procesu instrukcijās un tiesību aktos, kuros tiks detalizēti noteikti uzdevumi un atbildības starp iestādi un VPC. Procesu instrukcijas tiks precizētas un papildinātas sadarbībā ar resoriem, pirms katra resora pievienošanās VPC. Papildus tiks sniegts atbalsts resoriem personāla lietvedības procesa vienādošanā atlīdzības aprēķina uzskaitei. Saskaņā ar SIA PricewaterhouseCoopers analīzi un arī ES 2021. gada pētījumu27 atlīdzības aprēķina uzskaite (finanšu grāmatvedības process) un atlīdzības un labumu noteikšana, izlietojums un uzskaite (personāla lietvedības process), kuri veicami atlīdzības aprēķinam, ir ar lielu efektivitātes uzlabošanas potenciālu. Piemēram, pasākumi procesu automatizēšanai: • visi rīkojumu veidi pārvēršami par strukturētiem datiem, t. i., nosakot obligātos laukus un saskaņošanas scenārijus; • jādefinē ierobežots skaits atlīdzības piešķiršanas scenāriju (veidi, kritēriji un nosacījumi) un jāiestrādā algoritmi grāmatvedības uzskaites IS (šobrīd lielākoties tie ir PDF, EDOC u. c. formātu dokumenti, un to aprites organizēšanai tiek piemērota atšķirīga prakse) ; • jāmaina iestāžu prakse dažādu personāla lietvedības procesu organizēšanā (atvaļinājumu pieteikumi, kompensācijas utt.); • visām iestādēm pašapkalpošanās portālā jāievieš vienāds pieteikumu digitalizācijas līmenis (piemēram, komandējumus, izmantojot Hop, piesaka tikai 55% iestāžu, atvaļinājumus 65% utt.); • jāsāk izmantot biznesa inteliģences rīki, veidojot analītiku. Valsts kase un Valsts kanceleja strādās ciešā sadarbībā ar iestādēm, lai virzītos uz automatizāciju: 16. attēls. Sadarbības modelis personāla lietvedības procesa vienādošanā atlīdzības aprēķina uzskaitei Resora vadībai tiks sniegta regulāra informācija par veiktajiem uzlabojumiem. Resoriem/iestādēm centralizētas grāmatvedības un personāla lietvedības, budžeta plānošanas un finanšu vadības risinājumu platformas uzturēšanas un darbināšanas pakalpojums Platformas pakalpojums ir IKT risinājuma kopums, kas ietver: • grāmatvedības un personāla lietvedības risinājumu, izmantojot pieejamo funkcionalitāti Horizon sistēmā un darbinieku pašapkalpošanās portāla HoP, kā arī pasūtot nepieciešamos uzlabojumus un papildinājumus, lai virzītos uz efektīvāku, digitalizētāku un automatizētāku procesu; • risinājumu budžeta plānošanā un finanšu vadībā, nodrošinot atbalstu resoriem un iestādēm ikdienas budžeta plānošanas un finanšu vadības procesos, kā arī valsts līmeņa finanšu vadības procesos. Budžeta plānošanas un finanšu vadības risinājums atbalsta divus posmus: 1) vidēja termiņa un ikgadējā budžeta plānošanu un vadību (A); 2) apropriāciju vadību (B). 17. attēls. Vienotā risinājuma komponentes budžeta plānošanā un finanšu vadībā Pakalpojumu rādītāji 11. tabula. Pakalpojumu rādītāji Pakalpojumu rādītāji Plānotā vērtība Termiņš Iestāžu skaits, kuras pievienotas VPC (Valsts kase) 27 (dinamiska vērtība) Sākot no 2025.g Klientu skaits, kuriem nodrošināta e-rēķinu aprites iespēja 27 (dinamiska vērtība) Sākot no 2025.g Klientu skaits, kuriem nodrošināta bezpapīru dokumentācijas aprite starp iestādi un VPC 27 (dinamiska vērtība) Sākot no 2026.g28 Apkalpotais nodarbināto skaits uz vienu VPC darbinieku grāmatvedības uzskaites pakalpojuma nodrošināšanai 85 (dinamiska vērtība) Sākot no 2025.g VPC produktivitātes indekss29 Vērtība nosakāma pēc VPC izveides Lietotāju apmierinātība Vērtība nosakāma pēc VPC izveides Sākot no 2027.g Sistēmu pieejamība ne mazāka kā 95% (24/7 režīmā) no 8:00 līdz 20:00 darba dienās Sākot no 2027.g Detalizēti pakalpojumu nosacījumi, līmeņi un to regulārie mērījumi tiks definēti Valsts kases izstrādātajās procesu instrukcijās, kas būs saistošas pakalpojumu saņēmējiem tiešās pārvaldes iestādēm. 3.5.3. Finansēšanas modelis Optimālākais VPC struktūrvienības Valsts kasē finansēšanas modelis paredz finansējuma pārdali no pakalpojuma saņēmēja budžeta un citu finansējuma avotu. Rekomendētais optimālais finansēšanas modelis, ņemot vērā centralizācijas tvērumu finanšu grāmatvedībā un rekomendēto organizatorisko modeli, paredz šādas budžeta komponentes: • finansēšana no pakalpojuma saņēmēja budžeta (finanšu grāmatvedība) ņemot vērā vienreizējo un paredzamo speciālistu (grāmatvežu) pārcelšanu no resoriem uz VPC un licenču/licenču nomas izmaksas; • citi finansējuma avoti (ANM) paredz papildu finansējumu centralizācijas reformas izdevumu segšanai (atbilstoši nepieciešamībai). Finansēšanu no pakalpojuma saņēmēja budžeta pamato informatīvais ziņojums "Par valsts pārvaldes informācijas un komunikācijas tehnoloģiju koplietošanas pakalpojumu attīstības plānošanu un finansēšanu"30, kas paredz, ka efektīvākais veids valsts pārvaldes rīcībā esošo specializētu resursu un kompetenču izmantošanai ir to koplietošana. Šī pieeja ir attiecināma ne tikai uz IKT risinājumu koplietošanu, bet arī valsts pārvaldes atbalsta funkciju centralizētu nodrošināšanu un koplietošanu, kas atbilst plānotajiem VPC pakalpojumiem un funkcijām. Jāatzīmē, ka koplietošanas funkciju un risinājumu ieguvumu un ietaupījumu sasniegšana prasa būtiskus sākotnējos resursu ieguldījumus (t. sk. darbaspēka ieguldījumus gan VPC, gan iestādes pusē). VPC gadījumā optimālākā izvēle būtu atbilstošas pastāvīgas vai terminētas valsts budžeta pārdales, jo tādā veidā būtu iespējams vienkāršot administrēšanas procesu, kā arī nodrošināt atbilstošu pakalpojuma sniedzēja (VPC) un saņēmēja motivāciju. Budžeta pārdales īstenošanai iespējams izmantot divas pieejas regulāro pārdali (pamatojoties uz pakalpojumu maksu) vai vienreizējo pārdali (pamatojoties uz amata slodžu skaitu un licenču/licenču nomas izmaksām). VPC gadījumā racionālāka pieeja būtu vienreizēja budžeta pārdale, pamatojoties uz amata slodžu skaitu un licenču/licenču nomas izmaksām, jo tā ir jāveic tikai vienu reizi un to raksturo zemāks administratīvais slogs. Vienreizēja budžeta pārdale finanšu grāmatvedības procesiem Katra resora budžeta pārdales apmērs noteikts, pamatojoties uz rekomendēto pieeju, kas paredz vienreizēju budžeta pārdali finanšu grāmatvedības procesiem, jo notiek speciālistu (grāmatvežu) pārcelšana no resoriem uz VPC un finanšu grāmatvedības risinājuma centralizācija. Licenču izmaksu aplēsēm, izmaksu un ieguvumu analīzes aprēķinam izmantoti 2021. gada dati, tādējādi, lai nodrošinātu korektu finansējuma pārdali, pirms katra resora pārņemšanas tiks pārskatītas iepriekšējā gada izmaksas par licencēm/licenču nomu. Kā arī jāņem vērā, ka resoru pievienošanas procesā VPC ar licencēšanu saistītās izmaksas var pieaugt. Papildus jānorāda, ka finansējums, ko resori un iestādes iepriekšējā gadā izmantojuši konsultācijās, mācībās un papildu pielāgojumiem finanšu grāmatvedībā, risinājumā netiks pārdalīts. Atbilstoši centralizācijas tvērumam no resoriem uz Valsts kasi paredzēts pārcelt 17. amatu saimes "Grāmatvedība" speciālistus (amata vietas un finansējuma pārcelšana). Pamatojoties uz ārvalstu prakses izpētes rezultātiem, konsultanti izvirzījuši potenciālo VPC grāmatvežu slodžu skaitu, lai nodrošinātu finanšu grāmatvedības procesus. VPC pārņem speciālistus no iestādēm kopā ar funkciju nodošanu, integrē tos savā kolektīvā, savukārt pilnveidojot procesus un IT līdzekļus, VPC nodrošina produktivitātes kāpumu. Saskaņā ar SIA PricewaterhouseCoopers analīzi, no darba tiesiskā viedokļa VPC nepieciešamo nodarbināto resursi tiks nodrošināti, veicot "nodarbināto reorganizāciju", t.i., pārceļot darbiniekus un ierēdņus no iestādēm uz Valsts kases struktūrvienībām, kas īstenos VPC funkcijas. Pēc pārcelšanas par nodarbināto darba devēju kļūs Valsts kase. Tiek rekomendēts, ka nodarbinātie no resora tiek pārņemti tikai Valsts kasei nepieciešamajā apjomā, kuru Valsts kase norāda iepriekš, ņemot vērā resoru sniegtajiem pakalpojumiem nepieciešamās amata vietas, kā arī VPC kapacitāti un potenciālos efektivitātes uzlabojumus. Pirms pārcelšanas procesa īstenošanas nepieciešams veikt papildu izvērtējumu, proti, Valsts kase identificē, kādi personāla papildinājumi attiecīgajā laika posmā ir nepieciešami, pārņemot nākamā resora personālu (un to ieņemtās amata vietas), kā arī personāls, kas tiek saglabāts iestādē pamatfunkciju nodrošināšanai. Nodarbināto skaita samazināšana tiek īstenota resoros/ iestādēs. Veicamās aktivitātes slodžu apjoma noteikšanai un amata vietu pārcelšanai: • pirms katra resora pārņemšanas Valsts sekretāru līmenī vienojas par rīcības plānu, kādā tiks pārskatītas slodzes, t.sk. ietverot resoru specifiku, pārņemamo procesu apjomu, komunikāciju augstākās vadības līmenī par veikto analīzi un nepieciešamajiem lēmumiem; • izstrādāta metodoloģija nepieciešamo pārceļamo nodarbināto slodžu aprēķinam, ņemot vērā pienākumu sadalījumu starp iestādi un VPC, standartizētos procesus un to izņēmumus31 • tiks identificētas VPC nepieciešamības un novērtēšanas kritēriji, kas ļaus attiecīgajam resoram un tā iestādēm noteikt un izvērtēt, kuri darbinieki un ierēdņi ir jāpārceļ. Būtisks ir Valsts kancelejas monitorings un kontrole par grāmatvežu amata vietu izmaiņām gan resoros, gan VPC visā resoru pārņemšanas laikā. 12. tabula. Indikatīvi VPC nepieciešamās, ietaupītās un pārceltās amata vietas 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031 VPC nepieciešamās grāmatvežu slodzes38 38 142 148 133 289 480 670 734 Ietaupītās slodzes pret 2021. gada datiem0 0 -4 -14 -15 -13 -30 -48 -64 Pārceltās slodzes no resoriem:Valsts kases32 apkalpotās iestādes un resors: FM resors; Valsts kanceleja, Valsts administrācijas skola; SEPLP; NEPLP38 0 0 0 0 0 0 0 0 VM0 0 67 0 0 0 0 0 0 ZM0 0 41 0 0 0 0 0 0 VARAM330 0 0 20 0 0 0 0 0 IEM0 0 0 0 0 169 0 0 0 AM0 0 0 0 0 0 15 0 0 SM0 0 0 0 0 0 8 0 0 KM0 0 0 0 0 0 93 0 0 EM0 0 0 0 0 0 25 0 0 LM0 0 0 0 0 0 79 0 0 IZM0 0 0 0 0 0 0 132 0 TM0 0 0 0 0 0 0 106 0 AIM0 0 0 0 0 0 0 0 112 Neatkarīgās iestādes, MK pārraudzības iestādes0 0 0 0 0 0 0 0 15 Avots: Pamatojoties uz 2021. gada AUS datiem Pamatojoties uz audita konsultācijas rezultātiem, ar grāmatvedības funkcijas izpildi saistītās darbības veic arī citu amatu saimju pārstāvji, bet to skaits nav precīzi nosakāms.