1. Article

XSD shēmas elementu un atribūtu skaidrojums Nr. p. k. Elements/atribūts Atšifrējums Sastopamība Obligāts1 Piezīmes 1.<Iestade /> 1 + 2.<IestadesNosaukums />Fondraža iestādes nosaukums vai vārds un uzvārds1 + 3.<Iestades RegistracijasNr />Fondraža iestādes reģistrācijas numurs vai privātpersonas personas kods1 + 4.<Registrs /> 1 n + 5.@RegIDUnikāls dokumentu reģistra identifikators1 + Iestādes vai lietvedības sistēmas piešķirts reģistru kopas ietvaros unikāls identifikācijas numurs6.<Dokuments /> 1 n + 7.@NPKDokumenta numurs pēc kārtas vienas lietas ietvaros1 + Tiek izmantots gan dokumentu līmeņa uzziņu koda ģenerēšanai, gan obligātā lauka "Numurs pēc kārtas" aizpildīšanai8.<DokumentuGrupa />Dokumentu iedalījuma grupa iestādes iekšējā lietvedībā0 1 Ieteicams dokumentus grupēt pēc to virzības, pieļaujot vērtības: iekšējie, saņemtie un nosūtītie9.<DokumentaTips />Dokumentu iedalījums pēc tā medija0 1 Pieļaujamās vērtības: tekstuālais, kartogrāfiskais, grafiskais, foto, skaņas, video10.<DokumentaNosaukums /> 1 + Paskaidrojošs pilns glabājamā dokumenta nosaukums vai tā satura izklāsts11.<DokumentaDatums />Dokumenta reģistrācijas vai parakstīšanas datums1 + Datums norādāms <xs:date> formātā, proti, YYYY-MM-DD12.<Dokumenta RegistracijasNr />Dokumenta reģistrācijas numurs iestādes lietvedības sistēmā1 + 13.<Datne /> 0 n Kompleksais datu tips <xs:datne>14.<DatnesNosaukums />Pilns datnes nosaukums ar paplašinājumu failu sistēmā1 + Attiecīgajai datnei jāatrodas vienā mapē ar tās aprakstošo dokumentu reģistra XML failu. Pēc šīs pazīmes dokumentu līmenī tiek piesaistīta glabājamā datne15.<Kontrolsummas /> 0 n Kompleksais datu tips <xs:Kontrolsummas>16.<KontrolsummasAlg />Kontrolsummas algoritms1 Pieļaujamās vērtības: MD5, SHA1, SHA256 un SHA51217.<Kontrolsumma />Kontrolsummas vērtība pēc iepriekš norādītā algoritma1 18.<DatnesApraksts />Datnes apraksts0 n Ja nepieciešams, var būt vairāki apraksta elementi19.<LietasNr /> 1 + Kompleksais datu tips <xs:lietas>20.<LietasNr />Lietas numurs1 + Lietas indekss lietu nomenklatūrā vai lietvedības sistēmā21.<ALietas_limenis_[1-9] /> Nenorāda. Paredzēts arhīva iekšējai lietošanai22.<GUS_Nr />Glabājamo vienību uzskaites saraksta numurs1 + 23.<GV_Numurs />Glabājamās vienības numurs attiecīgajā uzskaites sarakstā1 + 24.<NosutitajaDokumenta RegistracijasNr />Dokumenta reģistrācijas numurs nosūtītāja lietvedībā0 1 Attiecas tikai uz ienākošajiem dokumentiem, tādēļ var arī nepastāvēt25.<DokumentaIss Apraksts />Dokumenta anotācija0 1 26.<Dokumenta Parakstitajs /> 0 n Var būt daudzpusēji līgumi27.<DokumentaAutors /> 0 n Ir pieļaujami vairāki autora elementi28.<Dokumenta Sagatavotajs /> 0 n Ir pieļaujami vairāki dokumenta sagatavotāja elementi29.<RegistracijasDatums /> 0 1 Datums norādāms <xs:date> formātā, proti, YYYY-MM-DD30.<NosutisanasDatums /> 0 1 Datums norādāms <xs:date> formātā, proti, YYYY-MM-DD31.<Adresats /> 0 n Ir pieļaujami vairāki adresāta elementi32.<Rezolucija />Pilnvarotas personas lēmums par šā dokumenta tālāku virzību0 n Kompleksais datu tips <xs:rezolucija>33.<RezolucijasAutors /> 0 1 34.<AtbildigaPersona /> 1 n + Ir pieļaujami vairāki atbildīgās personas elementi35.<Uzdevums /> 0 n Ir pieļaujami vairāki uzdevuma elementi36.<IzpildesTermins /> 0 n Datums norādāms <xs:date> formātā, proti, YYYY-MM-DD37.<IzpildesDatums /> 0 n Datums norādāms <xs:date> formātā, proti, YYYY-MM-DD38.<Rezolucija /> 0 n Ir iespējamas apakšrezolūcijas39.<Viza />Dokumenta saskaņojums organizācijas ietvaros0 n Kompleksais datu tips <xs:viza>40.<VizaPersona />Persona (vārds, uzvārds), kura vizē (saskaņo) dokumentu1 + 41.<VizesanasDatums /> 1 + Datums norādāms <xs:date> formātā, proti, YYYY-MM-DD42.<VizesanasPiezimes /> 0 1 43.<IepazisanasAtzime />Organizācijas darbinieka atzīme, ka viņš iepazinies ar dokumentu0 n Kompleksais datu tips <xs:IepazisanasAtzime>44.<IepazisanasPersona />Persona (vārds, uzvārds), kura ir iepazinusies ar dokumentu1 + 45.<IepazisanasDatums /> 1 + Datums norādāms <xs:date> formātā, proti, YYYY-MM-DD46.<IepazisanasPiezimes /> 0 1 47.<Pielikums /> Nenorāda48.<SaistitaisDokuments /> 0 n Kompleksais datu tips <xs:sdokuments>49.<SaistitaDokumentaRegID />Unikāls saistītā dokumenta reģistra identifikators1 + Elementa <Registrs />, kurā atrodams saistītais dokuments, atribūta @RegID vērtība50.<SaistitaDokumentaNr />Unikāls saistītā dokumenta numurs1 + Saistītā dokumenta elementa <Dokuments /> atribūta @NPK vērtība51.<Piezimes /> 0 1 52.<Atslegvards /> 0 n 1 Obligāti aizpildāms lauks SIP sagatavošanas rīkā (versija 1.0.10.10).2. XSD shēma 5. pielikums Ministru kabineta 2024. gada 7. maija noteikumiem Nr. 282 Akta paraugs par dokumentu atlasi iznīcināšanai (Dokumenta rekvizīti)* Akts par dokumentu atlasi iznīcināšanai _________ Nr. __________ (datums)* Saskaņā ar _________________________________________________________________ (dokumentu glabāšanas termiņu saraksta nosaukums vai _______. gada klasifikācijas shēmas (vai lietu nomenklatūras) nosaukums) atlasītas iznīcināšanai šādas ___________________________________________________ (fondraža nosaukums) lietas, jo ____________________________________________________________________ (norādīt iemeslu, piemēram, tām beidzies glabāšanas termiņš, tās pārvērstas elektroniskā formā) Nr. p. k.Lietas datējumsLietas indekssLietas (vai grupas) nosaukumsLietu skaitsGlabāšanas termiņšPiezīmes Lietu kopskaits _________________________________________________ (skaits cipariem un vārdiem) Aktā uzskaitīto lietu glabāšanas termiņi ir ievēroti. (Dokumenta rekvizīti)* Piezīme. * Dokumenta rekvizītus norāda atbilstoši dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas prasībām. 6. pielikums Ministru kabineta 2024. gada 7. maija noteikumiem Nr. 282 Akta paraugs par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi (Dokumenta rekvizīti)* Akts Nr. _____________ (datums)* Par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi Pārbaudes pamatojums (norādīt pārbaudes iemeslu, piemēram, kārtējā pārbaude, nodošana valsts glabāšanā) Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudē konstatēts: Uzskaites saraksta numurs Pārbaudāmo glabājamo vienību Iztrūkstošo glabājamo vienību numuri Glabājamās vienības, kurām nepieciešama Neglābjami bojātas glabājamās vienības (numuri) Pagaidu lietošanā izsniegtas glabājamās vienības (numuri) skaits uzskaites sarakstā faktiskais skaits dezinfekcija (numuri) dezinsekcija (numuri) restaurācija (numuri) Kopā Elektronisko dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudē konstatēts: Uzskaites saraksta numurs Pārbaudāmo dokumentu skaits uzskaites sarakstā Faktiskais dokumentu skaits Iztrūkstošo dokumentu skaits Dokumenti, kuri nav nolasāmi Elektronisko dokumentu vai informācijas sistēmas, vai reģistra, vai datubāzes nosaukums Datu nesēja formāts(-i) Datu nesēju skaits Datu apjoms (MB) Kopā (Dokumenta rekvizīti)* Piezīme. *Dokumenta rekvizītus norāda atbilstoši dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas prasībām. 7. pielikums Ministru kabineta 2024. gada 7. maija noteikumiem Nr. 282 Akta paraugs par iztrūkstošajiem dokumentiem (Dokumenta rekvizīti)* Akts _________ Nr. ________ (datums)* Par iztrūkstošajiem dokumentiem Veicot _______________________________________________________________________ , (norādīt darbu, kuru veicot atklāja dokumentu iztrūkumu) konstatēts šādu dokumentu iztrūkums: Nr. p. k. Glabājamās vienības vai dokumenta uzskaites kodsGlabājamās vienības vai dokumenta nosaukumsDatējumsIztrūkuma iemesliPiezīmes Trūkst ______________________________ glabājamo vienību (dokumentu). (kopējais skaits cipariem un vārdiem) (Dokumenta rekvizīti)* Piezīme. * Dokumenta rekvizītus norāda atbilstoši dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas prasībām. 8. pielikums Ministru kabineta 2024. gada 7. maija noteikumiem Nr. 282 Akta paraugs par meklēšanas procesā neatrastiem dokumentiem (Dokumenta rekvizīti)* Akts ________ Nr. ________ (datums)* Par meklēšanas procesā neatrastiem dokumentiem Veicot ________________________________________________________________________ , (norādīt veiktos pasākumus un to norises laiku) konstatēts, ka nav atrasti šādi dokumenti: Nr. p.k.Glabājamās vienības vai dokumenta uzskaites kodsGlabājamās vienības vai dokumenta nosaukumsDatējumsLapu skaitsIespējamie iztrūkuma iemesliPiezīmes Minētie dokumenti izslēdzami no __________________________________________________ (norādīt uzskaites dokumentus) Trūkst _____________________________ glabājamo vienību (dokumentu). (kopējais skaits cipariem un vārdiem) Iztrūkstošo glabājamo vienību (dokumentu) saturs daļēji atrodams šādās glabājamās vienībās (dokumentos): ______________________________________________________________ (Dokumenta rekvizīti)* Piezīme. * Dokumenta rekvizītus norāda atbilstoši dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas prasībām. 9. pielikums Ministru kabineta 2024. gada 7. maija noteikumiem Nr. 282 Akta paraugs par neatrasto dokumentu meklēšanas procesa izbeigšanu (Dokumenta rekvizīti)* Akts _________ Nr. _____ (datums)* Par dokumentu meklēšanas izbeigšanu Laikposmā no 20__. gada ___._____________ līdz ___._____________ veikta arhīva fonda ________________________________________________________________________ (arhīva fonda nosaukums) dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaude (vai norādīt citus veiktos pasākumus un to norises laiku). Pārbaudes laikā konstatēts, ka: fondā atrodas ________________________________________ glabājamās vienības; (skaits cipariem un vārdiem) trūkst _______________________________________________ glabājamo vienību. (skaits cipariem un vārdiem) Meklēšanas rezultātā atrastas ________________________________ glabājamās vienības. (skaits cipariem un vārdiem) 20__. gada ___.____________ sastādīts akts Nr. _______ par meklēšanas procesā neatrastām _____________________________________________ glabājamām vienībām. (skaits cipariem un vārdiem) Konstatēts, ka arhīva fondā ir ________________________________ glabājamās vienības. (skaits cipariem un vārdiem) (Dokumenta rekvizīti)* Piezīme. * Dokumenta rekvizītus norāda atbilstoši dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas prasībām. 10. pielikums Ministru kabineta 2024. gada 7. maija noteikumiem Nr. 282 Akta paraugs par dokumenta bojāeju vai neglābjami bojātiem dokumentiem (Dokumenta rekvizīti)* Akts _________ Nr. _____ (datums)* Par dokumenta bojāeju vai neglābjami bojātiem dokumentiem Veicot ______________________________________________________________________, (norādīt veiktos pasākumus un to norises laiku) konstatētas šādas bojā gājušas vai neglābjami bojātas glabājamās vienības (dokumenti): Nr. p. k.Glabājamās vienības vai dokumenta uzskaites kodsGlabājamās vienības vai dokumenta nosaukumsDatējumsLapu skaitsBojājumu raksturojums Bojā gājušas vai neglābjami bojātas _______________________________________________, (kopējais skaits cipariem un vārdiem) glabājamās vienības (dokumenti). Bojā gājušo vai neglābjami bojāto glabājamo vienību (dokumentu) saturs daļēji atrodams šādās glabājamās vienībās (dokumentos): _______________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ (Dokumenta rekvizīti)* Piezīme. * Dokumenta rekvizītus norāda atbilstoši dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas prasībām. 11. pielikums Ministru kabineta 2024. gada 7. maija noteikumiem Nr. 282 Arhīvglabātavu mikroklimatam rekomendējamās prasības Nr. p. k. Informācijas nesējs Temperatūra (°C) Mitrums (%) Apgaismojums un citi nosacījumi maksimālā minimālā svārstības 24 stundās relatīvais RH ΔRH svārstības 24 stundās 1.Papīrs23 2 3 30 50 3 līdz 50 lux2.Fotodokumenti un kinodokumenti: 2.1.melnbaltās fotogrāfijas uz papīra18 2 2 30 50 3 glabāt tumsā, labi vēdināmā telpā, no putekļiem pasargātās mapēs2.2.krāsu fotogrāfijas uz papīra5 0 2 30 40 5 glabāt tumsā, labi vēdināmā telpā, no putekļiem pasargātās mapēs2.3.melnbaltie fotofilmu un kinofilmu negatīvi: 2.3.1.nitrocelulozes2 10 2 20 50 5 glabāt tumsā2.3.2.celulozes acetāta un poliestera21 16 2 20 50 5 glabāt tumsā2.4.krāsu fotofilmu un kinofilmu negatīvi un diapozitīvi3 18 1 20 30 3 glabāt tumsā2.5.melnbaltie stikla plašu negatīvi, dagerotipi, ambrotipi, ferotipi18 13 2 30 40 5 līdz 50 lux3.Magnētiskie nesēji uz poliestera bāzes23 8 2 15 50 5 glabāt tumsā4.Pārējie magnētiskie nesēji18 12 2 30 40 3 glabāt tumsā