2. Article

Noteikumos lietoti šādi termini: 2.1. apraksta vienība arhīva dokuments vai dokumentu kopums (lieta, sērija un tās apakšlīmeņi, arhīva fonds un tā apakšfonds), kuru uzskata par vienotu veselumu un kas ir par pamatu atsevišķam aprakstam; 2.2. apraksta līmenis apraksta vienības vieta arhīva fonda hierarhijas shēmā; 2.3. arhīva fonds institūcijas vai privātpersonas darbības rezultātā radies arhīva dokumentu kopums arhīva klasifikācijas un uzskaites vienība; 2.4. arhīva apakšfonds arhīva fonda sistematizācijas vienība lielapjoma arhīva fonda apakšgrupa, kuras sastāvā ir savstarpēji saistīti arhīva dokumenti. Arhīva fonda sadalījums apakšfondos iespējams pēc institūcijas organizatoriskās struktūras, arhīva dokumentu ģeogrāfiskajām, hronoloģiskajām, funkcionālajām vai citām kopīgām pazīmēm; 2.5. arhīvglabātava ēka, ēkas daļa, telpa arhīva dokumentu glabāšanai; 2.6. dokumenta integritāte dokumenta pilnīgums un nemainīgums; 2.7. dokumentu klasifikācijas shēma hierarhiskā secībā sistematizēts visu institūcijas veidojamo lietu un to glabāšanas termiņu saraksts. Dokumentu klasifikācijas shēmas pamatā ir lietu loģiski analītiska sadale grupās pēc kopīgām vai atšķirīgām pazīmēm (piemēram, pēc institūcijas funkcijām, struktūras, dokumentu veida); 2.8. e-pakalpojumi institūcijai pieejamie e-pakalpojumi Iestāžu portālā: Latvijas Nacionālā arhīva glabāto institūcijas datu apskate un aktualizēšana, Latvijas Nacionālā arhīva konsultāciju pieprasīšana un saņemšana, dokumentu iesniegšana saskaņošanai un citu dokumentu iesniegšana, institūcijas dokumentu aprakstīšana un saskaņošana ar Latvijas Nacionālo arhīvu, glabājamo vienību nodošanas un pieņemšanas aktu sagatavošana un iesniegšana Latvijas Nacionālajam arhīvam, elektronisko dokumentu nodošana tiešsaistē un citi e-pakalpojumi atbilstoši Iestāžu portāla funkcionalitātei; 2.9. glabājamā vienība arhīva dokumentu uzskaites vienība ar atsevišķu uzskaites kodu, kas ir fiziski norobežots dokuments vai dokumentu grupa. Tā var būt, piemēram, papīra dokumentu lieta, kinolentes rullis, videokasete, audiokasete, elektronisko dokumentu mape, video, skaņas ieraksta vai foto datne; 2.10. fondradis institūcija vai privātpersona, kuras darbības rezultātā radītie (uzkrātie) dokumenti apkopoti arhīva fondā; 2.11. hibrīdlieta lieta, kas satur dokumentus dažādās vidēs, piemēram, elektroniskos dokumentus un papīra dokumentus; 2.12. Iestāžu portāls Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas funkcionāla sastāvdaļa, kurā pieejami Iestāžu portāla e-pakalpojumi atbilstoši Iestāžu portāla funkcionalitātei; 2.13. kontrolsumma baitu sekvence, parasti reprezentēta kā fiksēta garuma simbolu virkne, kas pēc noteikta algoritma atvasināta no lielāka izmēra cipardatu bloka un ko iespējams izmantot datu integritātes pārbaudei, lai konstatētu zudumus vai bojājumus, kas var būt radušies datu glabāšanas vai pārraides procesā; 2.14. lieta noteiktā secībā sakārtotu dokumentu kopums vai atsevišķs dokuments par kādu jautājumu, darbību, darījumu vai tēmu; 2.15. lietotājs institūcijas noteikta amatpersona vai darbinieks, kam Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas Iestāžu portālā Latvijas Nacionālais arhīvs ir izveidojis Iestāžu portāla lietotāja kontu; 2.16. paziņojumu reģistrs Paziņojumu par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem reģistrs, kurā institūcija reģistrē personas paziņojumus par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu saskaņā ar Arhīvu likuma 13.1 pantu; 2.17. sērija arhīva fonda sistematizācijas vienība vienveidīgu vai radniecīgu (piemēram, pēc formas, veida, rašanās, saņemšanas, tēmas) dokumentu (lietu) kopums, kas radies, veicot vienu funkciju vai darbību, un sistematizēts kā vienots veselums; 2.18. tveršana dokumentu un datu iekļaušana informācijas sistēmā, tos saņemot no citas informācijas sistēmas, augšupielādējot, ievadot manuāli u. tml.; 2.19. uzskaites kods glabājamās vienības identifikators, kuru veido arhīva fonda numurs, uzskaites saraksta numurs un glabājamās vienības numurs uzskaites sarakstā; 2.20. uzskaites saraksts meklēšanas un uzskaites līdzeklis, kas atklāj glabājamo vienību saturu, parāda to sistematizāciju un nodrošina glabājamo vienību uzskaites funkciju; 2.21. uzziņu kods apraksta vienības (fonda, apakšfonda, sērijas, sērijas apakšlīmeņa) identifikators, kuru veido konkrētās apraksta vienības un visu hierarhiski augstāko līmeņu apraksta vienību kārtas numuri. 3