6. Article

Projekta pārvaldības un īstenošanas kapacitāte10 Lai nodrošinātu efektīvu projekta īstenošanu atbilstoši līgumam par finansējuma piešķiršanu un projekta īstenošanu, projekta iesniedzējs paredz projekta pārvaldību organizēt trijos līmeņos - programmas uzraudzības padome, projekta vadības grupa un projekta darba grupas, katram pārvaldības līmenim definējot atbilstošus kompetences un atbildības jautājumus. Projekta organizācijai jānodrošina projekta mērķu sasniegšana apjoma, termiņu, kvalitātes un pieejamo finanšu resursu ziņā. Visos projekta pārvaldības līmeņos tiek iesaistīti kompetenti pārstāvji no projekta īstenošanā iesaistītajām pusēm. Programmas uzraudzības padome (PUP) ir atbildīga par programmā iekļauto projektu īstenošanas pārvaldību un uzraudzību, izskata projekta īstenošanas gaitā ierosinātos būtiskos grozījumus, uzrauga saistīto projektu savstarpējo ietekmi un īstenošanas riskus, sniedz priekšlikumus par nepieciešamo rīcību, lai savstarpēji salāgotu projektu īstenošanas plānus un organizētu norisi, koordinē projekta īstenošanas plānošanu programmas ietvaros un uzrauga projekta īstenošanas gaitu. PUP būs iesaistīti IZM pārstāvji, Rīgas digitālās aģentūras pārstāvji, Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas pārstāvis, Centrālās finanšu un līgumu aģentūras pārstāvis, Latvijas Pašvaldību savienības pārstāvji, Latvijas Lielo pilsētu asociācijas pārstāvji un partnerpašvaldību pārstāvji. Projekta vadības grupa (PVG) identificē un sagatavo lēmumus par nepieciešamajām izmaiņām projektā, koordinē projekta aktivitātes, vada IS izstrādes un IS piegādes darbu, uztur risku reģistru, dod darba uzdevumus izpildītājiem, sagatavo un iesniedz uzraugošajām institūcijām pārskatus un informāciju par projekta statusu. PVG uzrauga projekta darba grupas komandas darbu. PVG veido projekta iesniedzēja nodrošināts projekta vadītājs, Rīgas domes valstspilsētas pašvaldības aģentūras "Rīgas digitālā aģentūra" (turpmāk - RDA) projektu vadītājs, IKT bloka pārstāvji, iesaistīto partnerpašvaldību pārstāvji. PVG darbu organizē un vada Rīgas domes valstspilsētas pašvaldības aģentūras "Rīgas digitālā aģentūra" projekta vadītājs. Pēc projekta īstenošanas līguma parakstīšanas iestādes tiks aicinātas deleģēt pārstāvjus iekļaušanai PVG. Tiks nodrošināts administratīvais projekta vadītājs (IZM), kas tiks finansēts no projekta līdzekļiem projekta ieviešanas periodā. Projekta vadītājs ir atbildīgs par projekta darbību norisi saskaņā ar projekta ieviešanas laika grafiku un finansējuma plānu atbilstoši apstiprinātajam projekta iesniegumam. IZM projekta vadītājs: • pārrauga projekta ieviešanu, kontrolējot un nodrošinot projekta rezultatīvo rādītāju izpildi; • sagatavo un aktualizē projekta finansēšanas plānu, nodrošina tā izpildi un kontroli. Projekta aktivitāšu ieviešanas (RDA) vadītājs, kas nodrošina projekta aktivitāšu īstenošanu, strādā ar projekta aktivitāšu ieviešanas komandām un pārliecinās, ka projekta mērķi tiek sasniegti plānoto resursu ietvaros. RDA vadītājs: • nodrošina projekta aktivitāšu ieviešanu un vadīšanu un to atbilstību projekta iesniegumam; • pārrauga un koordinē projekta darba grupu darbu, sniedz ziņojumus par projekta īstenošanas gaitu PUP, piedalās PUP sanāksmēs, risina aktuālos projekta jautājumus, identificē un paredz riskus, kuri varētu rasties projekta īstenošanas gaitā, sagatavo nepieciešamās izmaiņas projekta dokumentācijā un veic to saskaņošanu ar iesaistītajām institūcijām; • sagatavo un iesniedz kompetentajās institūcijās projekta atskaites un pārskatus par projekta izpildes gaitu un sasniegtajiem rezultātiem, prezentē projekta rezultātus iesaistītajām personām un institūcijām; • koordinē projekta īstenošanā iesaistīto personu un institūciju savstarpējo sadarbību; • nodrošina iepirkumu dokumentācijas sagatavošanu, kontrolē to norisi un nodrošina iepirkuma dokumentācijas iesniegšanu uzraugošajās institūcijās; • nodrošina dokumentācijas sagatavošanu atbilstoši ES un nacionālā līmeņa tiesību aktos un iestādes lietvedībā noteiktajām prasībām. Projekta vadītājiem ir augstākā izglītība un praktiska darba pieredze Eiropas fondu finansētu projektu ieviešanā, tai skaitā vismaz viena IKT nozares projekta vadībā. Projekta darba grupas (PDG) komanda īsteno tai uzdotās projekta darbības saskaņā ar PVG uzdevumiem, laika grafiku un darbībai paredzēto finansējumu. PDG vadītāji sadarbojas ar projekta vadītāju, ja nepieciešams, nododot risināšanai jautājumus PVG un PUP. Projekta īstenošanas nodrošināšanā plānots iesaistīt gan Rīgas digitālās aģentūras, gan partnerpašvaldību ekspertus un Latvijas Pašvaldību savienības deleģētos pašvaldību pārstāvjus, lai definētu biznesa prasības risinājumiem, nodrošinātu to izstrādes pārraudzību, testēšanu un ieviešanu. Saskaņā ar projekta finansēšanas nosacījumiem darbam projektā plānots piesaistīt vismaz šādu PDG personālu: PDG vadītāji, produktu vadītāji, analītiķi, infrastruktūras speciālisti un citi eksperti, kuru kompetences nepieciešamas projekta veiksmīgai īstenošanai. IS izstrādātājs tiks piesaistīts projekta pieteicēja organizētā iepirkumā. PDG vadītājs: • vada, organizē un uzrauga PDG darbu, veic esošo pakalpojumu nodrošināšanas procesu analīzi, ņemot vērā dažādus iekšējās un ārējās vides faktorus; • identificē aktuālās vajadzības, tai skaitā analizējot konstatētās problēmas un riskus; • sniedz priekšlikumus pakalpojumu sniegšanas procesu uzlabošanai, tai skaitā izstrādājot attīstības stratēģijas; • piedalās biznesa procesu modelēšanā jauniem un pilnveidojamiem pakalpojumiem, tai skaitā tehniskās specifikācijas izstrādē; • sniedz rekomendācijas par identificētajām procesu izmaiņām. Piedalās kontroles pasākumos par izstrādāto vai pilnveidoto IS funkcionalitāti; • atbilstoši kompetencei sniedz konsultatīvu atbalstu apmācību laikā; • testē jaunizstrādātās programmatūras darbību un saskaņo produkcijas ieviešanas plānus. Projekta īstenošanas laikā tiks veiktas pastāvīgas pašvaldību piesaistīšanas aktivitātes, lai nodrošinātu izstrādājamo/pilnveidojamo risinājumu un pakalpojumu ilgtspēju un ekspluatāciju pēc projekta beigām. Projekta pieteikuma iesniedzējam (IZM) un projekta sadarbības partnerim (RDA) ir pietiekami cilvēkresursi kvalitatīvai projekta īstenošanai. Konsultatīvais sadarbības partneris VPC tiks iesaistīts PVG un PDG kā padomdevējs, lai palīdzētu izglītību apliecinošo dokumentu reģistra risinājumus veidot saskaņoti ar augstākās izglītības vajadzībām, palīdzot izstrādāt unificētus risinājumus visiem digitālajiem izglītības dokumentiem, veidot pilnīgus datus par indivīda izglītību un prasmēm, nodrošināt nepastarpinātu informācijas apmaiņu ar visiem izglītības procesos iesaistītajiem, t. sk. Eiropas Savienības valstīs un citās ārvalstīs