2. Article

Pēc APK 190.8 panta "Arhīvu fondu uzskaitīšanas, saglabāšanas un izmantošanas kārtības nenodrošināšana" lietvedību administratīvā pārkāpuma lietā uzsāk, konstatējot šādas administratīvo pārkāpumu objektīvās pamatpazīmes: 2.1. nav nodrošināta pastāvīgi glabājamo un ilgtermiņa glabājamo lietu noformēšana, lietu aprakstu sastādīšana un iesniegšana apstiprināšanai valsts arhīvā 3 gadus pēc lietvedības gada pabeigšanas vai LNAF valsts uzraudzības iestāžu noteiktajos termiņos; 2.2. nav nodoti dokumenti valsts glabāšanā LNAF valsts uzraudzības iestāžu noteiktajos termiņos; 2.3. nav ievērota iestādes lietu nomenklatūras apstiprināšanas un saskaņošanas kārtība: lietu nomenklatūra nav sastādīta un apstiprināta katram gadam, nav saskaņota ar valsts arhīvu reizi 3 gados, valsts arhīva noteiktajā termiņā vai mainoties iestādes funkcijām un struktūrai; nav uzskaitītas izveidotās informācijas sistēmas un reģistri, par tiem nav paziņots Valsts arhīvu ģenerāldirekcijai; 2.4. nav nodrošināti arhīva dokumentu saglabāšanas apstākļi: 2.4.1. nav veiktas arhīva lietu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes: - reizi 5 gados vai valsts arhīva norādītajos termiņos; - pēc lietu pārvietošanas uz citu telpu; - pēc stihiskas nelaimes vai nepiederošu personu ļaunprātīgas iekļūšanas arhīvā; - mainoties juridiskās personas vadītājam, arhīva vadītājam vai par arhīvu atbildīgajam darbiniekam; - juridiskās personas likvidācijas vai reorganizācijas gadījumā; 2.4.2. nav ziņots valsts arhīvam par iztrūkstošām, bojātām lietām, kas konstatēts pēc lietu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes, nepiederošām personām iekļūstot arhīvā, avārijas, stihiskas nelaimes vai citu iemeslu dēļ; 2.4.3. konstatēts lietu iztrūkums, pieņemot lietas valsts glabāšanā; 2.4.4. no arhīva izsniegtās arhīva lietas netiek reģistrētas lietu izsniegšanas uzskaites žurnālā, no arhīva lietām izņemti dokumenti, neievērojot noteikto dokumentu izņemšanas noformēšanas kārtību; 2.4.5. nav nodrošināti arhīva dokumentu glabāšanas apstākļi: - nav atsevišķas noslēgtas arhīva telpas vai arhīva lietas glabājas neslēdzamos skapjos, vaļējos, atklātos plauktos darba vai citās telpās; - nav novērsti apstākļi, kuri var izraisīt lietu iztrūkumus vai bojājumus: nav ievērotas ugunsdrošības normas, arhīvs nav iekļauts ēkas evakuācijas plānā, telpu šķērso ūdens vai kanalizācijas komunikāciju caurules, netiek ievērots mikroklimata režīms un sanitāri - higiēniskās normas, arhīva telpā glabājas citas mantas un priekšmeti; - nav noteikta vienpersoniska atbildība par arhīva dokumentu saglabāšanu, nav noteikta kārtība, kam un kādos gadījumos ir pieejama arhīva atslēga, pie arhīva dokumentiem bez atbildīgā klātbūtnes piekļūst citas personas; 2.5. nav nodrošināta dokumentu izmantošana: netiek izsniegtas arhīva izziņas uz iestādes darbībā radušos dokumentu pamata un pārņemtajiem arhīva fondiem.